Planejamento é a chave para o sucesso de qualquer empreitada. Seja um simples passeio no final de semana ou uma viagem mais longa, sempre pensamos em como chegar onde queremos, quanto vamos gastar para atingir essa meta, em quanto tempo e em quais condições. E, claro, quanto mais complexo é o desejo, mais variáveis entram nos planos. Em logística também é assim. Fazer chegar um produto ao seu destino da maneira mais ágil, segura e barata é a meta de todos. Mas, para isso, é preciso superar muitos imprevistos.
Quem mora ou circula de carro pela cidade de São Paulo, por exemplo, já sabe que é preciso ficar atento ao rodízio de veículos, determinado a partir do número das placas e que impede a circulação de determinados algarismos em cada dia da semana. Para a entrega de mercadorias, há mais uma restrição, bastante comum em grandes cidades, que impede a circulação de veículos de grande porte em áreas urbanas nos horários de maior movimento. Mas como uma empresa que atua em diferentes regiões faz para saber de tudo isso e não atrasar suas entregas?
A resposta está no planejamento. Segundo o consultor e mestre em logística Miguel Eduardo Asteggiano, há uma infinidade de variáveis que interferem em todo o processo de transporte de um item desde a fabricação até a entrega ao destinatário final. Tantos, que hoje se torna praticamente inviável para uma empresa pensar seus processos sem a ajuda de softwares especializados. E eles existem para facilitar e – fundamentalmente – agilizar a avaliação sobre a logística mais adequada a ser adotada. A meta é sempre reduzir o custo operacional.
Compartilhando caminhões
Um projeto que atende todas essas características foi capitaneado pela cervejaria Ambev, em parceria com outras empresas, como Unilever e BRF Brasil Foods. Ao utilizar os caminhões que voltariam vazios depois de abastecer os centros de distribuição da cervejaria para carregar com mercadorias dos demais parceiros, em aproximadamente dois anos e meio de operação, foram economizados mais de 4,2 milhões de litros de diesel e 446,3 toneladas de CO2 deixaram de ser lançadas na atmosfera.
A iniciativa teve tanto sucesso que a empresa planeja aumentar em 66% a participação desse tipo de transporte em relação ao total movimentado pela companhia (atualmente, 2,3% da distribuição total). Além disso, a intenção é consolidar as atuais parcerias e buscar novos integrantes para esse compartilhamento.
Segundo Rodrigo Otávio Campos Tavares de Oliveira, diretor de custos e gestão de operadores da AmBev, a economia também veio após investimento em tecnologia: “Outra iniciativa da área para otimizar o trabalho da frota, elevar a eficiência, reduzir o nível de viagens vazias é a utilização do software Tracking. Ele utiliza tecnologia semelhante à do GPS, visualiza o trajeto que está sendo feito pelos caminhões e corrige eventuais problemas. Uma central de monitoramento altera as rotas a serem seguidas pelos caminhões, verificando o melhor e mais eficiente trajeto, e acompanhando o despenho de cada veículo”, explica.
A Ambev gerencia uma das maiores frotas de caminhões do país e realiza cerca de 136 mil viagens por mês (entre entregas urbanas, transferências e autosserviços) e são atendidos, ao todo, 1 milhão de pontos de venda. “Por isso, é fundamental que haja uma boa comunicação entre os setores de distribuição. São realizados frequentemente treinamentos e investimentos nesse setor da empresa. Além disso, é importante a realização de reuniões semanais entre vendas e operações, quando as informações necessárias para um bom planejamento são discutidas e acompanhamos a performance real do que foi planejado”, afirma Oliveira.
Informação é a chave
Diante da imensidão de variáveis dentro de um país continental como o Brasil, a informação é o primeiro passo para um controle efetivo e eficiente da frota. O software que roteiriza as entregas de um veículo é carregado com todas as informações disponíveis, como restrições para circulação, horários de entrega, locais com engarrafamento frequentes, previsão do tempo, nível de rios para navegação, horários para transbordo em voos ou barcos, etc. Com base nisso e também nos serviços solicitados, o programa monta os roteiros buscando utilizar a capacidade máxima de carga dos veículos. “A informação deixa de ser de conhecimento de uma pessoa e passa a estar disponível para a organização”, diz Miguel Eduardo Asteggiano.
Ele explica que há tecnologia para todos os níveis de necessidade de um processo logístico, mas é preciso avaliar qual é o mais adequado para cada tipo de negócio.”É possível fazer o monitoramento on-line de todas as etapas, mas isso tem um custo e é necessário se perguntar se o serviço efetivamente precisa disso”, analisa. O monitoramento, por exemplo, ajuda a saber se os veículos estão cumprindo o que foi roteirizado dentro do tempo previsto ou se houve alguma interferência. O custo de implantação desses sistema se paga entre 12 e 16 meses. “O segredo é saber se a tecnologia disponível serve para o teu negócio”, conta Asteggiano.
Para o diretor de desenvolvimento do Instituto ILOS, João Guilherme Araújo, a escolha das melhores rotas deve ser baseada numa análise ampla. “Você só consegue otimizar e construir rotas com a visão do todo. Se tiver uma empresa, por exemplo, que trabalha de maneira pulverizada, com responsabilidade nas pontas, se não tiver uma boa forma de tecnologia que pelo menos permita planejar centralmente, você não vai conseguir executar uma boa rota”, explica.
Araújo ressalta que tão importante como o planejamento é o monitoramento e a execução. “Não adianta ter um bom planejamento de rotas e ter que confiar no motorista se ele fez ou não fez, aí é melhor nem ter. Ele não vai fazer como você pediu, ele vai fazer como ele está habituado a fazer”, diz. Monitorar 100% da frota também pode ser muito complicado. “Você só deve atuar se houver a exceção. É preciso construir um bom plano de rotas, espelhar dentro do sistema e ligar as fronteiras eletrônicas para que ele avise quando alguém fugiu do padrão e aí sim atuar”, completa.