Após todo um processo de BID o resultado final é ansiosamente aguardado pelas transportadoras concorrentes. Mas a responsabilidade por esta decisão é pesada e nada fácil, nem simples.
Existem 4 principais critérios que devem ser usados para decidir o resultado final de um BID de transporte.
Critério #1 - Custo
Embora não seja apenas este, o custo certamente é o principal critério. Para isso é importante que sejam realizadas simulações precisas em cima de uma volumetria específica, considerando todas as tarifas e todas as cotações apresentadas.
Alguns BIDs são abertos para redução de custo. Neste caso este critério tem ainda maior peso. Entretanto, uma empresa séria, com gestão feita por bons profissionais, realiza periodicamente (em geral, a cada um ano) um processo de BID. Realizar profissional e corretamente este processo anualmente pode ser suficiente para manter os custos em um patamar justo, dentro da média de mercado.
Para isso, portanto, recomendo a realização de BID periódico, realizado com um processo realmente profissional, que considere custo o fator talvez mais importante, mas ao mesmo tempo preparado para a realização de parcerias justas e sadias.
Critério #2 - Prazos de entrega
A qualidade do serviço deve ter tanta importância quanto a parte financeira. Neste ponto os prazos de entrega são essenciais. Cada transportadora tem uma estrutura diferente, podendo os prazos de entrega ter bastante variação. O ideal é os prazos para os destinos serem solicitados junto com a cotação e analisados em detalhe.
A qualidade operacional também precisa ser considerada. Talvez a melhor forma de fazer isso seja contatar atuais clientes das transportadoras e fazer perguntas sobre a satisfação dos serviços, qualidade dos veículos, atendimentos do administrativo, suportes gerais, tratamento dos funcionários e pontos afins.
Critério #3 - Conhecer bem a transportadora
Especialmente no caso de contratação de novas transportadoras é importante ir atrás de quantas informações forem possíveis. Durante o processo de BID um formulário com informações gerais (RFI) deve ser solicitado e analisado. Este formulário em geral inclui perguntas como quantidade de frota própria e terceirizada, faturamento, filiais, principais clientes e há quanto tempo trabalham para estes, dentre outras.
Além destas informações é importante analisar a saúde financeira da empresa, realizando consulta no Serasa, por exemplo, solicitando certidões negativas antes de assinar o contrato, e talvez pesquisando sobre a empresa o máximo possível na internet.
Critério #4 - Necessidades específicas do contratante
Algo importante para uma contratação é se a transportadora tem experiência no tipo de carga que transportará, se tem em sua carteira de clientes embarcadores semelhantes ou pelo menos se entendeu bem o tipo de carga e como esta deve ser coletada, transportada e entregue.
Talvez sua operação tenha pontos diferenciados que a contratada precisa entender, concordar e saber lidar. Como o PGR e questões de seguro e AdValorem são vitais, devem ser consideradas no BID, e a transportadora a ser contratada precisa evidenciar estar alinhada com todos os pormenores deste tema.
Por fim, um contrato precisa ser acordado e firmado (o ideal é um contrato padrão ser disponibilizado para todas as transportadoras que participarão do BID). Ambas as partes precisam analisar juridicamente todas as cláusulas e entrarem em acordo, pois caso existam cláusulas que alguma parte não aceite, isto pode ser um impeditivo para a contratação dos serviços.
Conforme acima, durante todo o processo do BID esses critérios precisam ser trabalhados, alguns desde o início e outros mais para o final do processo, mas antes da decisão final de contratação.
Análises cuidadosas e simulações são vitais. Algumas vezes nós conduzimos BIDs (somos contratados para coordenar o processo), outras vezes fazemos BID a quatro mãos, ajudando e dando suporte ao embarcador, e em alguns casos apenas usamos nosso simulador para analisar cirurgicamente cada cotação de cada tarifa cotada.
E para todos os casos acima, fazemos um acompanhamento, no mínimo das primeiras cobranças, auditando se estão de acordo com as cotações feitas durante o BID e calculamos o saving (ou aumentos), para validar as simulações.
*Glauber Brandao Glauber Brandao é Diretor da LPARTNER AUDITORIA - Logistics Costs & Compliance Specialists