A atividade de transporte de cargas normalmente responde por 60% a 70% dos custos logísticos totais, e podem representar, com maior frequência, algo entre 2% a 10% da receita líquida das empresas, dependendo do valor agregado dos materiais. Obviamente que existirão empresas fora dessa faixa, devido à diversidade de negócios.
A escolha de uma Transportadora transforma-se em um grande desafio para os profissionais de Compras e de Logística não apenas pela relevância do tema, mas também pelos diversos fatores envolvidos nesse processo, que engloba não somente aspectos de custos e nível de serviço, mas também questões relacionadas a segurança, respeito ao meio ambiente, saúde financeira e capacidade de investimentos, pós-venda, parcerias operacionais, acesso a novas tecnologias e a soluções personalizadas, etc.
Um estruturado processo de RFI (Request for Information) e RFP (Request for Proposal) poderá ajudá-lo a minimizar os riscos de uma escolha equivocada.
A seguir, relacionarei algumas importantes dicas para reduzirmos substancialmente a possibilidade de erros nesse complexo processo de seleção de Transportadoras de cargas.
#1. Antes de começar, certifique-se de entender as suas próprias necessidades. Tenha claro o que exatamente quer de seu parceiro logístico. Isso auxiliará na definição do perfil adequado de empresa.
#2. Defina claramente o processo para interagir com potenciais prestadores de serviços logísticos ao longo do BID (cotação); uma das maiores frustrações relatadas pelos profissionais responsáveis pela escolha dos provedores de logística é que muitas vezes não existe um processo definido. Ninguém está seguro quanto aos resultados esperados e qual a sua ordem de importância.
#3. Considere obter ajuda externa; você entende das suas operações logísticas melhor do que qualquer outra pessoa, mas você pode não entender completamente o que um relacionamento com uma Transportadora pode representar para sua operação e sua rentabilidade. Obter suporte de uma consultoria especializada ao escolher uma Transportadora poderá simplificar o processo e o envolvimento da sua equipe, reduzir os riscos, e acelerar a escolha do novo parceiro (ou a ratificação do atual). Procure alguém experiente em logística que possa demonstrar habilidade e conhecimento com a terceirização logística e com os provedores.
#4. Institua uma equipe multifuncional para participar de todo processo. Além de profissionais de Logística e Compras, ela deverá contar com representantes de Vendas e Marketing, Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Financeiro, Jurídico, etc. Ao fazer isso, você garantirá o envolvimento de toda empresa na decisão final e a cobertura de todas as possíveis necessidades e expectativas.
#5. Estabeleça um acordo de confidencialidade de dados, conhecido como NDA – Non-Disclosure Agreement. Faça isso antes de qualquer reunião formal com os potenciais provedores logísticos e antes de divulgar dados relativos ao processo.
#6. Cuidado ao usar a RFP como critério para a escolha do provedor de serviços logísticos. A RFP poderá direcioná-lo para uma decisão totalmente baseada em custos. Muitas vezes, o foco exclusivo na redução de custos, a partir de uma RFP tradicional, pode levar a problemas de atendimento ao Cliente, resultando em um impacto negativo nas vendas. A decisão deverá ser complementada com a auditoria realizada nas empresas finalistas. Portanto é importante atribuir “pesos” a fatores quantitativos (preço) e qualitativos (idade e perfil da frota, tecnologias disponíveis, equipe de suporte operacional, estrutura física de apoio à operação, pós-vendas, etc.). Alguns Embarcadores optam por primeiro realizar uma análise qualitativa, colocando todos os finalistas em um patamar semelhante, para depois proceder à escolha baseando-se nos custos apresentados.
#7. Ao final de todo processo seletivo trabalhe com três opções de Transportadoras. Para esses finalistas, que compõem o que chamamos de “short-list”, faça uma detalhada análise a avaliação das empresas, através de um processo pré-definido de auditoria. Caso não se contente com essas empresas, modifique o processo e investigue outras opções.
#8. Nessa auditoria, ou até antes dela, faça uma criteriosa avaliação da saúde financeira e da capacidade de investimentos de seus potenciais parceiros logísticos. Ver sua nova Transportadora “desmoronar” poderá se transformar no seu maior pesadelo e comprometer os resultados da sua companhia. Você, com certeza, perderá seu emprego!
#9. Verifique, também, a reputação de seu provável fornecedor de serviços logísticos. Levante informações junto a Clientes e parceiros operacionais. Busque comprovações de eficácia e credibilidade em seu histórico recente. Além das referências, obtenha dados concretos!
#10. Referências positivas são imprescindíveis. Mais do que “adulação”, constate que seu provável parceiro é um bom exemplo de eficácia, orientação para o Cliente, flexibilidade e confiabilidade.
#11. Flexibilidade está se tornando um critério extremamente vital para os Embarcadores, dada a variabilidade das diversas variáveis de gestão existentes dentro da cadeia de abastecimento. Escolha empresas capazes de lidar com o grau de complexidade da sua cadeia de suprimentos. Examine os Clientes atuais de seu potencial parceiro, e entenda como ele lida com os “altos” e “baixos” típicos de seu negócio.
#12. Tecnologia é outro aspecto fundamental. Cuidado para não contratar apenas caminhões; a tecnologia é cada vez mais decisiva na obtenção de maior competitividade no mercado. Verifique, por exemplo, se a Transportadora conta com uma Torre de Controle, que gerencie a operação em tempo real, permitindo a tomada de decisões preventivas, evitando desvios que possa comprometer o nível de serviço e os custos. Cheque a existência de outras ferramentas como telemetria, roteirizadores, softwares de otimização cúbica, etc.
#13. Gestão de motoristas. Esse é um dos grandes “gargalos” na atividade de transportes. Entenda como seu potencial parceiro lida com o tema. Avalie os programas de treinamento e a carga horária. Verifique as práticas relacionadas a atração e retenção de talentos. Certifique-se que a lei 13.103/2015 (conhecida como a Lei do Motorista) esteja sendo cumprida à risca, e obtenha comprovações dos controles de jornada necessários. Levante informações referentes a indenizações trabalhistas e processos correntes.
#14. Uma vez definido o novo parceiro, insista em reuniões regulares com executivos seniores; qualquer acordo deve exigir que os executivos seniores da Transportadora participem de uma reunião trimestral, no mínimo, com uma equipe de vários departamentos. Tratar o provedor de serviços logísticos como parte integrante da gestão, e não apenas como um fornecedor, evoca um certo grau de interesse e responsabilidade na consecução dos objetivos corporativos globais.
#15.Defina também os indicadores de desempenho a serem medidos e as suas respectivas metas. Periodicamente, audite os dados utilizados no cálculo dos indicadores. Persiga a melhoria contínua e as melhores práticas de mercado.Transforme seu parceiro em uma verdadeira máquina de resultados!
#16. Por fim, desenvolva uma cultura de gestão de terceiros. Terceirizar não significa abdicar. Pelo contrário, demandará mais tempo e maior envolvimento da sua equipe. Procure sempre atuar de forma colaborativa!
É isso. Espero ter ajudado. Bom trabalho. Sucesso!