Até o final de 2010, a nota fiscal eletrônica (NFe) será obrigatória para todas as empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem atividade industrial, se dedicam ao comércio atacadista ou à distribuição, praticam saída de mercadorias com destino a outro estado do País (operações interestaduais) ou fornecem produtos à administração pública. A obrigatoriedade independe do porte e do faturamento da empresa.
A informatização dos processos de envio de dados ao Fisco é uma tendência irreversível. Mesmo as empresas que ainda não são obrigadas a adotá-la, cedo ou tarde serão obrigadas a fazê-lo. Acontece que a adequação à nova realidade exige uma série de adaptações por parte das organizações.
O processo de implantação de NFe é composto basicamente de cinco fases. No primeiro, ocorre a definição da solução NFe. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas secretarias de fazenda estaduais. Basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.
Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NFe.
A implantação da NFe requer o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação. Também exige o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NFe devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Para que tudo dê certo, o emissor de NFe deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento.
O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da SEFAZ no estado de origem.
Vale lembrar que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deverá solicitar à respectiva SEFAZ o credenciamento para emissão de NFe em ambiente de teste. Todos as pessoas jurídicas (CNPJs) emissoras de NFe devem ser credenciados na SEFAZ de origem.
A despeito das chateações inerentes a qualquer tipo de mudança, a NFe proporciona benefícios para todos os envolvidos. No caso da empresa emissora, as vantagens se referem principalmente à redução de custos. Os gastos com aquisição de papel, impressão, armazenagem e recuperação de documentos fiscais deixam de existir. E mais: a NFe torna desnecessária a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e ajuda a padronizar o processo de emissão de nota fiscal em todos os estados.
Para a empresa receptora, a Nota Fiscal eletrônica dispensa a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, reduz os erros de escrituração (derivados justamente dos erros de digitação de notas fiscais), diminui o tempo gasto com armazenagem e recuperação de notas fiscais recebidas e possibilita planejar melhor a logística de recepção de materiais (a NFe é enviada pelo fornecedor no momento da emissão).
Além disso, com a NFe, os responsáveis pela escrituração fiscal e contábil das empresas correm menos risco de cometer erros, e passam a fazer seu trabalho com mais agilidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
A informatização progressiva no campo tributário é boa para toda a sociedade. Sua existência contribui para a redução da sonegação de impostos (e consequente aumento da arrecadação), constitui incentivo ao comércio eletrônico e ao aprimoramento do relacionamento eletrônico entre empresas e abre um novo horizonte de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NFe.
*Marcello Palamartchuk é sócio-diretor da BDO, quinta maior empresa do mundo e do Brasil em auditoria, tax e advisory services
Empresas ainda não estão prontas para emitir nota fiscal eletrônica em abril, segundo a Serasa
Levantamento mostra que 85% das 240 mil empresas que terão de emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a partir de 1º de abril ainda não estão preparadas
A maioria das empresas ainda não está preparada para começar a emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) em abril. Um levantamento da Unidade de Negócios de Identidade Digital da Serasa Experian estima que 85% das 240 mil empresas que terão de emitir nota fiscal eletrônica a partir de 1º de abril ainda não estão prontas. São empresas de todo o segmento industrial, comércio atacadista, que fazem operações com o governo e operações interestaduais, conforme o determinado pelo Protocolo ICMS 42.
> >Leia mais: Entenda a certificação digital
"Há menos de 10 dias para o cumprimento do Protocolo ICMS 42 temos um universo estimado de mais de 200 mil empresas - das 240 mil estimadas para esta primeira leva de empresas em 2010 - que ainda não solicitaram o Certificado Digital para NF-e, e ele é apenas um componente do processo", afirma o presidente da Unidade de Negócios de Identidade Digital da Serasa Experian, Igor Ramos Rocha.
De acordo com o protocolo, contribuintes enquadrados em 240 códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) estão obrigados a emitir a NF-e a partir de abril. Para emitir eletronicamente as notas fiscais de mercadorias e serviços para outras empresas é necessário ter tanto um sistema emissor de NF-e quanto um Certificado Digital ICP-Brasil. "Há vários tipos de sistemas para emissão de NF-e disponíveis no mercado, mas independentemente do sistema escolhido, as empresas só conseguem assinar as notas com Certificados Digitais da ICP-Brasil", informa Rocha.