Publicado por bsoft em 13 de Abril de 2021
Uma gestão de dados eficiente e voltada para os objetivos da empresa pode levar a ganhos consideráveis. Isso é possível graças à forte presença da tecnologia na rotina de pessoas e de corporações, que gera um enorme volume de informações úteis.
No setor de transportes, não é diferente. As informações ajudam uma empresa a se preparar melhor para diminuir os prejuízos, ou conseguir uma vantagem competitiva no mercado.
Para que essa abordagem funcione, o gestor deve administrar todos os dados com segurança. Quer entender melhor o assunto? Confira este material completo!
O que é gestão de dados?
A gestão de dados está relacionada com a coleta, armazenamento, acesso e proteção de informações para uma abordagem direcionada e mais precisa da empresa.
Esse gerenciamento ocorre durante todo o ciclo de vida dos dados, período em que as referências são consideradas úteis para a empresa, ou seja, da origem ao descarte. É realizada com dados estruturados e não estruturados.
Engana-se quem pensa que esse assunto merece atenção apenas dos profissionais de TI. Os dados estão presentes na realidade das organizações de todos os setores, e devem ser muito bem cuidados.
Vale lembrar que com a LGPD, essa necessidade aumenta, afinal, a lei prevê multas e outras sanções para quem tiver responsabilidade no vazamento de informações, por descuido na infraestrutura de tecnologia ou por práticas indevidas de manuseio dessas referências.
Como funciona essa prática?
Para iniciar uma gestão de dados eficiente na sua empresa, é preciso fazer uma avaliação da situação atual, entendendo as ferramentas disponíveis e os principais objetivos, além de possíveis entraves à implementação.
Geralmente, esse trabalho começa com um projeto implementado em uma área de conhecimento, e que depois é integrada com os demais campos. Vale citar que a coleta e organização de dados de diferentes setores é facilitada com o uso de softwares que trabalhem essa integração, de preferência com o armazenamento na nuvem.
Vamos citar um exemplo prático aplicável para uma transportadora. A gestão se dá a partir da coleta, armazenamento e tratamento correto de dados, para que eles possam originar análises e interpretações que ajudem em uma melhor administração da empresa, certo?
Por meio de uma gestão de documentos eficiente, é possível entender os serviços prestados que são mais vantajosos, avaliando notas fiscais de recebimento e despesas envolvidas. Assim, a equipe comercial consegue focar na prospecção de clientes que consigam proporcionar uma margem de lucro maior para a transportadora.
Como desenvolver uma estratégia de gestão de dados na sua empresa?
A gestão de dados não surge apenas da decisão de implementá-la. É necessário, antes de tudo, pensar em uma estratégia, para que essa mudança aconteça de maneira organizada.
Estruture o time
O primeiro passo é selecionar as pessoas que serão responsáveis pelo trabalho de gestão, criando uma equipe capaz de lidar com todas as etapas do processo, da análise inicial até o monitoramento de resultados.
Profissionais que já tenham experiência com gerenciamento de dados são os mais indicados
Identifique os objetivos
É necessário identificar quais são as metas que a empresa pretende alcançar, para que os dados coletados sejam realmente relevantes para os propósitos corporativos.
Esse cuidado não só direciona as estratégias de uso de dados, como traz clareza sobre quais referências usar, quando e porquê.
Monte uma estratégia
Converse com os líderes dos setores e faça um planejamento completo para a implementação do gerenciamento de dados na empresa. Estabeleça o orçamento, as ferramentas que serão utilizadas, as metas, as métricas, os prazos, os treinamentos e ações para conscientizar e preparar os funcionários, entre outras providências.
Estabeleça um plano de compliance
A gestão de dados não deve apenas ser funcional e trazer resultados para a empresa. É essencial que ela também possa ser auditada e acompanhada frequentemente, para que a organização mantenha-se em conformidade em relação às práticas de segurança.
Essa proteção deve ser uma das maiores preocupações na hora de lidar com quaisquer informações relacionadas à própria empresa, clientes, fornecedores e parceiros.
Acompanhe os resultados
Após a interpretação dos dados e a aplicação de estratégias voltadas a um objetivo, é essencial acompanhar os resultados e checar se a melhor abordagem está sendo usada, ou se são necessários alguns ajustes.
Para isso, as métricas definidas durante o planejamento são o principal material de trabalho. Colete essas informações e inclua-as no banco de dados. Elas serão o ponto de partida para novas análises e ações.
Por que é importante investir na gestão de dados?
A implementação de uma estratégia bem estruturada de gerenciamento das informações é um processo que consome tempo, dinheiro e mão de obra. Porém, os ganhos justificam muito todo o esforço empregado.
Entenda melhor cada uma das vantagens.
Aumento da segurança da informação
Todos os dados relacionados ao modus operandi da empresa são parte da inteligência estratégica corporativa, e devem ser preservados por meio de uma gestão eficiente, que contemple o uso de softwares adequados e políticas de acesso para o trabalho presencial ou home office.
Quando se trata do armazenamento na nuvem, essa segurança torna-se ainda maior, por contar com dispositivos de limitação de acesso e camadas de proteção contra invasões.
Redução de erros operacionais
A gestão também serve para cuidar da atualização e integração de informações, ajudando não só a otimizar o trabalho, como reduzindo erros operacionais que podem ocorrer por dados desencontrados.
Essa preocupação é essencial, por impactar na tomada de decisões, na precisão dos processos e até no atendimento aos clientes.
Melhora da comunicação interna
Uma política de administração das referências bem estruturada e organizada auxilia muito o fluxo de trabalho interno, permitindo que os setores trabalhem a partir das mesmas informações e dando suporte para que as tarefas sejam delegadas.
Partindo dos mesmos dados, os times conseguem ter uma melhor comunicação e se manterem alinhados quanto às necessidades e objetivos corporativos.
Aumento da produtividade e da eficiência
Faz parte do trabalho de gestão organizar as informações de maneira clara e intuitiva, e viabilizar o acesso de maneira organizada, respeitando as limitações de cada camada hierárquica da empresa.
A partir do compartilhamento de informações, os profissionais conseguem trabalhar muito mais efetivamente e trazer resultados, com otimização de tempo.
Maior facilidade no planejamento
Empresas de qualquer setor, independentemente do porte, precisam contar com planejamentos estratégicos e de negócios, a fim de estruturar as ações, direcionar o crescimento e viabilizar o aumento dos lucros.
Quando acontece o armazenamento das informações de histórico, é possível entender o caminho percorrido até aquele ponto e determinar as próximas escolhas.
Com a gestão de dados, os administradores sabem exatamente o que vem dando resultado e o que pode ser melhorado para os próximos períodos.
Conhecimento aprofundado sobre o negócio
Com a grande capacidade de obter dados sobre diversos aspectos, a tecnologia oferece hoje um verdadeiro arsenal para quem deseja entender melhor a situação atual da empresa e, com base nisso, pretende definir os próximos caminhos com mais segurança e uma noção clara das possíveis consequências.
Além disso, a gestão de informações traz um quadro mais completo sobre cada entrega, envolvendo carga, roteiro e prazo.
Melhora na qualidade do serviço prestado
As informações ajudam a entender as necessidades dos clientes, oferecendo insumos para que os serviços sejam adaptados até que essa demanda seja totalmente atendida, ou melhor ainda, seja superada.
Essa evolução também pode ser percebida na relação com fornecedores e parceiros, ajudando a identificar pontos que precisam de atenção imediata.
Agilidade na emissão de relatórios
Os relatórios são um importante instrumento para acompanhar as operações da empresa e os lucros.
Com dados consistentes, é possível ter esses relatórios mais organizados, considerando a relevância deles para as decisões da empresa.
Claro que isso só é possível com um bom trabalho de gestão, que permite a coleta e armazenamento corretos, e depois a organização de acordo com os objetivos corporativos.
Vale citar que esses documentos devem ser emitidos em tempo hábil, para que realmente sejam úteis. Isso só é possível com um trabalho estruturado em relação às informações e tecnologia para combinar e organizar essas referências.
Aumento da credibilidade da empresa
Com a melhora na eficiência, diminuição nos erros e precisão nas decisões, a empresa tende a se fortalecer cada vez mais entre os clientes e também como alvo de investimento.
Isso traz não só uma expansão sobre a concorrência, como ajuda na obtenção de capital para aumento da frota e melhoria dos processos internos.
Como saber se o negócio precisa da gestão de dados?
Por mais que você não perceba a necessidade da aplicação de dados na sua empresa, alguns acontecimentos podem ser encarados como verdadeiros sinais de que essa transição é necessária e urgente.
Destacamos aqui os mais comuns.
Alta incidência de erro humano
Falhas no manuseio de informações ou até pequenos erros de digitação podem realmente levar a problemas maiores, e acontecem em qualquer lugar.
No entanto, uma política de gestão pode ajudar, padronizando os processos e implementando rotinas de checagem, o que aumenta a confiança nos registros e diminui o risco de complicações.
Falta de integração
Contar com dados integrados, que tragam tudo o que o gestor necessita para ter uma visão clara dos negócios e do que deve ser mudado, é indispensável.
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