O gerenciamento de riscos é uma atividade essencial na gestão de empresas de todos os portes e em todos os setores. Como já sabemos, toda atividade e cada tipo de operação tem riscos inerentes ao seu funcionamento que podem afetar o seu andamento e, consequentemente, o desempenho da empresa.
Por esse motivo, as empresas devem dedicar tempo e destinar recursos para a correta análise e mitigação dos riscos.
Antes de prosseguir vamos entender o que gerenciamento de riscos?
Em termos simples, todos os tipos de negócios estão sujeitos a ameaças relacionadas:
- à sua produtividade;
- a problemas financeiros;
- à escassez de matéria-prima;
- ao crescimento da concorrência; e
- a desastres naturais ou acidentes.
Pois bem, com esse cenário em mente, as empresas precisam empregar medidas que ajudem a identificar, avaliar e priorizar quais riscos podem vir a se concretizar no futuro. A etapa de identificação é a mais abrangente, pois tem o intuito de listar todas as possibilidades que podem ser enfrentadas.
Já a fase de avaliação busca conhecer quais as chances reais e em quais casos a empresa pode atuar para minimizar o seu impacto. Por exemplo, uma crise econômica no país tem certa probabilidade de ocorrer, porém, uma pequena empresa do ramo logístico tem poucas chances de reverter esse obstáculo.
Por outro lado, se a principal ameaça é a idade da frota, a mesma empresa tem condições agir proativamente e substituir os veículos antigos. Por último, é fundamental decidir a ordem de priorização. Esse fator leva em consideração se há uma disponibilidade limitada de tempo e recursos, portanto, a equipe deve se concentrar em obter os melhores resultados possíveis.
Quais são os principais riscos no transporte de cargas e como a gestão de risco ajuda a prevenir?
Nos dias atuais, o fluxo de materiais e informações relacionadas à cadeia de suprimentos está cada vez mais ágil e complexo. Como consequência, os riscos no transporte de cargas se tornam consideravelmente maiores, o que requer o desenvolvimento de estratégias compatíveis.
Esse planejamento é fundamental, porque mesmo incidentes isolados podem causar atrasos nas entregas e problemas com fornecedores e clientes. Por esse motivo, as empresas que atuam com o transporte de cargas devem estar atentas aos principais riscos listados abaixo.
Roubo de cargas
Os profissionais da área de transportes reconhecem que o principal risco para a prestação de serviços de frete é a alta incidência de roubo de cargas. Esse é um prejuízo não só para as empresas, como também para os clientes, que são os mais afetados com esse tipo de crime.
A economia nacional também é afetada de forma significativa pela perda de competitividade e aumento dos custos repassados ao consumidor final. A situação tem se tornado ainda mais grave nos últimos anos. Essa ocorrência tem preocupado o Governo Federal devido às perdas em arrecadação. Somente em 2018, o total de incidentes registrados chegou a 22 mil ataques, que contabilizaram um prejuízo acumulado de R$2 bilhões com a perda de cargas e veículos.
Tendo isso em vista, as transportadoras devem investir em formas de tornar a atividade mais segura. Na maioria das vezes, a solução adotada utiliza sistemas de monitoramento veicular que acompanham a frota durante todo o trajeto.
Os programas de rastreamento mais completos contam com funcionalidades como:
- o monitoramento da rota;
- a interrupção remota do veículo;
- o controle do consumo de combustível; e
- o acionamento do botão de pânico em caso de emergências.
Além disso, caso o veículo seja roubado, o equipamento aumenta as chances de recuperação do patrimônio e da carga por parte das autoridades.
Danos à frota e às mercadorias
O processo de distribuição vai desde a movimentação das mercadorias dentro do armazém até o seu embarque no veículo. Essa é uma tarefa que exige cuidado com o manuseio das embalagens, seja por meio de equipamentos, seja de modo manual. Enquanto os itens estão em sua posse, os danos causados na armazenagem são de responsabilidade da transportadora.
Por esse motivo, é fundamental implementar técnicas de movimentação que previnam essa situação. Muitos armazéns contam com esteiras para levar as mercadorias de pequeno porte de um ponto a outro. Já os grandes volumes requerem a utilização de empilhadeiras para mover os paletes. A recomendação é avaliar o layout do armazém para identificar a melhor forma de garantir a integridade física das mercadorias antes do seu embarque.
Depois disso, há as avarias ocorridas durante o transporte. Novamente, a condição das estradas brasileiras representa um empecilho para o crescimento do transporte rodoviário no país. Buracos no asfalto e elevações do solo nas estradas de terra podem ser apontados como as causas de danos.
Uma das alternativas para garantir que os pedidos sejam entregues em perfeitas condições é a adoção de metodologias que garantam o acondicionamento correto da carga. A adesão ao empilhamento máximo recomendado, a amarração dos lotes e a prevenção contra deslizamento no interior do caminhão contribuem para corrigir esse problema de forma simplificada.
Condição precária das estradas
Seja por falta de atenção, seja devido ao comportamento dos condutores, é um fato que o índice de acidentes nas estradas brasileiras atinge níveis preocupantes. Ao contabilizar o número de acidentes relacionados ao transporte de cargas, as principais causas podem ser atribuídas:
- à imprudência, imperícia e negligência do motorista; e
- a acidentes causados em decorrência da má conservação das estradas.
- A primeira delas pode ser minimizada com o acompanhamento de infrações de trânsito e do controle das multas recebidas. Além disso, os sistemas de rastreamento têm funcionalidades que identificam a velocidade mantida e a incidência de frenagens e acelerações bruscas.
Com essas informações disponíveis, é possível desenvolver treinamentos internos para capacitar os motoristas sobre a informação da segurança no trânsito e como evitar infrações e acidentes.
Por outro lado, a conservação das vias é competência do poder público, não cabendo interferência por parte das transportadoras. Como alternativa, sempre que possível, a rota pode ser traçada para evitar regiões conhecidas por problemas de conservação.
Porém, os resultados podem não ser eficientes, considerando que, em muitos casos, não há asfalto cobrindo as vias, o que torna o trafego de veículos um obstáculo — principalmente, de caminhões. Inúmeros estudos descrevem o impacto da condição das estradas na economia e, mais especificamente, no desempenho do setor de transporte rodoviário.
Retenção de profissionais
O setor de transportes é uma área competitiva até mesmo para a gestão de Recursos Humanos das transportadoras. Desde a área administrativa até os motoristas da frota, profissionais qualificados são escassos no mercado. Portanto, a retenção de talentos é uma medida que ajuda a empresa a progredir na valorização do seu pessoal.
No caso do transporte de produtos químicos, a legislação de transportes exige que o motorista tenha certificado de curso voltado para o Transporte de Produtos Perigosos, também conhecido como MOPP. Além disso, as transportadoras devem estar preparadas para investir em treinamentos para aprimorar a formação de suas equipes e melhorar os resultados.
Como resultado, é possível desenvolver internamente as qualificações necessárias para que os colaboradores possam assumir maiores responsabilidades e até mesmo posições de liderança.
Atendimento da legislação transportes
O transporte rodoviário é regido por uma série de regulamentações que descrevem desde a forma ideal de acomodar as mercadorias até a tributação aplicada aos serviços de frete. Por esse motivo, caso alguma irregularidade seja constatada durante a fiscalização, a empresa estará sujeita:
- à retenção do veículo;
- ao pagamento de multa;
- ao transbordo da carga em caso de excesso de peso; e
- à apreensão da carga até que a situação seja regularizada.
Uma ocorrência muito comum é o tráfego de mercadorias sem os documentos fiscais exigidos, como o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Essa documentação deve acompanhar a carga e a sua apresentação é obrigatória em caso de fiscalização.
Devido à sua importância e ao potencial prejuízo financeiro que pode causar, o gerenciamento de risco deve atuar para minimizar essa possibilidade. A solução mais eficiente é a aquisição de sistemas de gestão que automatizam a emissão de documentos fiscais.
Como funciona o gerenciamento de riscos na logística?
Profissionais experientes entendem a importância de evitar que a organização se encontre em uma situação de vulnerabilidade. Por isso, fique atento aos próximos tópicos!
O funcionamento da tomada de decisão
Em condições ideais, a forma de tratar os riscos é baseada na sua priorização de acordo com a maior possibilidade de perda ou impacto. Em seguida, devem ser solucionadas as ameaças com menor possibilidade de se concretizarem ou de menor prejuízo. Por exemplo:
cenário 1: a transportadora tem um veículo que está indisponível devido a um eixo danificado e a peça para reposição chegará dentro de uma semana; e
cenário 2: a transportadora teve a sua mercadoria apreendida e está sujeita à multa diária até que a situação seja solucionada.
Ao avaliar ambos os casos, o gestor percebe que o risco imediato é o pagamento de uma multa que cresce progressivamente a cada dia. Portanto, deve-se iniciar o processo para a liberação da carga e do veículo para que a viagem possa prosseguir. Essa é a única alternativa possível.
Já no segundo exemplo, um veículo em estado ocioso pode causar atrasos nas entregas, contudo, existem opções que podem resolver esse desafio no curto prazo. É possível utilizar os demais veículos da frota para enviar os pedidos ou contratar um motorista autônomo para assumir esse frete.
Além disso, em virtude do problema mecânico, é possível renegociar prazos com os clientes e enviar os pedidos que requerem atendimento imediato. Como resultado, o potencial prejuízo é significativamente menor no segundo cenário.
A adaptação para a realidade do negócio
Embora existam recomendações gerais sobre as técnicas mais eficientes para o gerenciamento de risco, essa é uma atividade que muda bastante de acordo com o tipo de organização.
Empresas que atuam em todo o território nacional lidam com ameaças diferentes daquelas enfrentadas pelas transportadoras regionais no seu dia a dia na gestão de frotas. A origem e o destino da carga também são variáveis importantes, pois produtos importados tendem a passar por longos períodos de fiscalização para o seu desembaraço.
Essa realidade já não ocorre quando consideramos os produtos destinados a clientes internos. O mesmo pode ser dito sobre a natureza da carga, o que torna mais provável que ela sofra ameaças.
Produtos eletrônicos, por exemplo, são bens altamente visados por quadrilhas especializadas no roubo de cargas. Já as cargas de grandes proporções, como hélices eólicas, têm os próprios desafios relacionados:
- a autorização para trafegar em vias públicas;
- a realização de desvios e interrupção do trânsito; e
- a contratação de batedores e outras medidas de segurança.
Essa é uma lição importante sobre as vulnerabilidades individuais de cada negócio e o seu impacto na formulação de estratégias.
A reavaliação periódica
Como os fatores que podem afetar a gestão de uma transportadora estão em constante mudança, os planos para os principais riscos também devem ser modificados. Essa tática parte de um esforço para manter o mapeamento dos riscos sempre atualizado e compatível com o cenário pelo qual a empresa está passando.
Nesse caso, é possível adotar medidas que envolvem:
evitar o risco: essa é a ação mais complexa, pois envolve eliminar todas as variáveis que poderiam resultar no risco em questão. Também pode ser entendido como um processo que busca eliminar a atividade que se converteria em obstáculos;
minimizar os efeitos negativos: geralmente, essa opção é escolhida pelos gestores, pois envolve reformular processos que poderiam resultar em ameaças. Nesse caso, o foco reside em delinear formas de controlar o risco desde o princípio da operação; e
transferir o risco para outra instituição: aqui, entram as seguradoras, que são essenciais para a operação logística. Além da frota, pessoal e outros patrimônios da empresa, a carga também pode ser protegida por uma apólice de seguro, o que garante o seu ressarcimento em caso de roubo ou danos durante o transporte.
Por fim, há medidas que aceitam o potencial risco e desenvolvem a sua operação com a ciência de quais serão as consequências. Para a maioria das frotas, por exemplo, existe a possibilidade de que um caminhão apresente defeitos durante o trajeto.
Porém, deixar de realizar o frete significa que a empresa não pode funcionar. Isso quer dizer que o risco é aceito e que as consequências e prejuízos serão solucionados caso a caso.
O valor da taxa GRIS
Na prestação de serviços logísticos, existem diversas variáveis que compõem o preço de frete cobrado pelas transportadoras. Entre elas, podemos citar:
- o valor do seguro de carga;
- o peso e o valor da mercadoria;
- a distância entre origem e destino; e
- o pagamento de pedágios durante o percurso.
A taxa é cobrada sobre o valor da nota fiscal de vendas e serve para ressarcir a empresa de custos relacionados à prevenção do roubo de cargas. A principal forma de calcular depende do tipo de mercadoria transportada. Afinal, equipamentos eletrônicos e medicamentos são mais visados por criminosos devido ao seu valor no mercado.
Assim, o cálculo deve considerar os investimentos em ferramentas de monitoramento, a contratação de escoltas quando necessário e outras medidas para aumentar a segurança do serviço.
É importante destacar que a taxa GRIS não é simplesmente uma cobrança para encarecer a tabela de preços do frete. O seu objetivo é manter o nível de qualidade esperado pelos clientes por meio da prevenção de riscos relacionados à movimentação de mercadorias.
Por que o gerenciamento de transporte de cargas é importante?
Devido à sua complexidade e impacto econômico, a atividade logística depende de um gerenciamento eficiente para garantir a sua performance. Portanto, as transportadoras devem estar preparadas para planejar e acompanhar cada uma das etapas do processo.
Por outro lado, a forma como a gestão é desenvolvida pode variar bastante, mas o seu objetivo é o mesmo: oferecer o melhor serviço de transporte possível pelo menor custo logístico.
Até o momento, todos os riscos apresentados aqui resultam na perda financeira e na queda da competitividade de uma organização. Desse modo, o investimento em tecnologia, a cooperação entre departamentos e o planejamento da operação são essenciais para o seu sucesso.
As empresas que estão abertas à inovação geralmente enxergam na informatização de suas atividades uma solução para ganhar tempo, reduzir a incidência de erros e dispor de informações precisas para a tomada de decisão.
Do mesmo modo, o aspecto contábil e fiscal também pode ser aprimorado com a automação da emissão de documentos fiscais, o envio de documentos para apuração fiscal e o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Quais os benefícios do gerenciamento de risco na logística?
Em muitos casos, existem oportunidades por trás dos riscos que a sua empresa pode vir a enfrentar. O aprendizado decorrente da experiência e a melhoria dos processos internos são apenas alguns dos benefícios que podem ser obtidos com essa prática.
Garante a confiabilidade dos serviços de frete
Em outras palavras, uma empresa que desenvolve esse tipo de estratégia age de forma preventiva, minimizando a chance de problemas que poderiam comprometer o andamento das entregas.
Desse modo, é possível abastecer os clientes de forma pontual, garantido que os pedidos corretos sejam enviados com segurança para evitar a falta de materiais em estoque. Essa caraterística é ainda mais importante para as organizações que adotam a metodologia “Just in Time” para seus fornecedores.
Favorece a comunicação com parceiros e clientes
Em um cenário de crise, o primeiro passo é comunicar todos os envolvidos e a tecnologia favorece essa tática, pois os dados podem ser consultados no sistema. Como a gestão é integrada, os departamentos podem compartilhar informações sobre o andamento da solução, solicitar suporte e atualizar os gestores sobre todos os passos seguidos.
Com isso, a tomada de decisão se torna mais precisa e ágil, expondo a operação a riscos menores. Essa é uma oportunidade de aprendizado e para verificar a eficácia dos planos quando são colocados em prática.
Reduz o tempo de resposta
Em uma transportadora, agilidade representa a diferença entre ser bem-sucedido e perder clientes. Consequentemente, a criação de planos de contingencia permite que a equipe possa solucionar os problemas em menos tempo.
Afinal, já há procedimentos estabelecidos que guiam as ações para contornar os obstáculos e, assim, minimizar o seu impacto na empresa, e para proteger os clientes. Essa prática também reduz custos, pois a situação não se prolonga por mais tempo do que deveria.
Plano de gestão de risco: o que é, e como fazê-lo?
Já ressaltamos a importância do planejamento para a operação de transportes, só que todas as estratégias traçadas devem estar reunidas em um documento chamado de plano de gestão de risco.
A sua criação começa com a seleção de ferramentas apropriadas para a avaliação de potenciais riscos. Diante disso, a escolha de um sistema de gestão integrada é vital para identificar áreas que podem se tornar fraquezas no futuro.
A recomendação é a obtenção de um sistema capaz de gerenciar todos os aspectos do negócio de forma integrada. Assim, o gestor tem em mãos dados sobre as viagens, os preços de frete, os custos com o veículo e a visibilidade sobre informações financeiras.
Além disso, esse é um processo que requer a avaliação de cada área. Por isso, a área fiscal cuida de eventuais problemas relacionados ao atendimento da legislação tributária, a emissão de documentos fiscais e o envio de informações para a Receita Federal.
Já o setor de estoque deve ter controle sobre a entrada e saída de mercadorias, a separação correta dos pedidos e a alocação dos itens no seu espaço. Todos os planos devem passar por avaliação e aprovação das respectivas gerências, com a atribuição dos profissionais responsáveis pela execução das medidas definidas.
É natural que os empreendimentos estejam sujeitos a certo grau de imprevistos que podem comprometer a operação. Nesse cenário, a atividade de gerenciamento de riscos funciona como uma barreira para mitigar o seu efeito na gestão da transportadora e para seus clientes. Esse novo aspecto deve ser utilizado para um diferencial estratégico que busca aprimorar o desempenho e conquistar mais espaço no mercado.
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