O TxPROS melhorou os tempos de resposta de auto-impressão — de uma média de três horas para 30 minutos ou menos — e ajudou o MCD a gerar 24% mais receita desde que foi lançado. Os contribuintes já recuperaram o investimento de US$ 1,6 milhão no sistema. Em uma pesquisa com clientes em junho de 2012, 95% dos entrevistados relataram que o TxPROS é benéfico para seus negócios.
O sistema de permissão e roteamento de caminhões da DMV Motor Carrier Division já se pagou, em dólares, segurança e moral melhorada.
Todos os dias, exércitos de caminhões de carga atravessam as rodovias do Texas. Caminhões que viajam pelo estado com cargas especialmente pesadas devem obter uma permissão especial, bem como instruções de rota do Departamento de Veículos Motorizados do Texas (MCD).
Parece um serviço de rotina, exceto que a demanda do cliente por licenças do MCD disparou, enquanto os recursos da divisão para obter as licenças não.
Em 2007, a equipe de 65 pessoas do MCD emitia mais de meio milhão de licenças anualmente e lutava para atender à demanda; eles também ficaram sobrecarregados e desmoralizados. Transportadores furiosos reclamaram com o gabinete do governador sobre a lentidão do serviço de licenças. Enquanto isso, o estado estava perdendo dinheiro porque algumas transportadoras simplesmente se arriscavam e dirigiam “a quente” – sem licenças.
Na época, o processo de autorização da MCD era parcialmente automatizado; seu Sistema Central de Permissões permitia que as operadoras solicitassem licenças on-line a qualquer momento, mas as solicitações eram processadas apenas durante o horário comercial. A equipe do MCD roteava manualmente as cargas pelo Texas usando mapas em papel com restrições anotadas à mão, como alturas de obstrução suspensas.
Os funcionários do MCD decidiram automatizar o processo de roteamento e também substituir o sistema de licenciamento. Eles reuniram uma equipe de projeto diversificada, incluindo transportadoras, associações industriais e empreiteiros privados, para desenvolver um novo sistema, o Texas Permitting and Routing Optimization System (Tx-PROS).
“O projeto era altamente complexo, exigindo um cronograma de projeto extremamente longo e às vezes agressivo”, disse Carol Davis, patrocinadora executiva e presidente do conselho do projeto. Um grande obstáculo foi combinar grandes quantidades de dados de várias fontes para produzir o mapa básico para roteamento, disse ela.
O TxPROS foi lançado em agosto de 2011 a um custo de US$ 1,6 milhão. As transportadoras podem auto-emitir licenças 24 horas por dia, 7 dias por semana e visualizar online a melhor rota disponível para evitar restrições, incluindo direções passo a passo de todo o estado até o nível das ruas. O aplicativo usa uma versão modificada do sistema de gerenciamento de restrição de caminhões da ProMiles Development Corp. e um banco de dados GIS disponível comercialmente.
O TxPROS melhorou os tempos de resposta de auto-impressão — de uma média de três horas para 30 minutos ou menos — e ajudou o MCD a gerar 24% mais receita desde que foi lançado. Os contribuintes já recuperaram o investimento de US$ 1,6 milhão no sistema. Em uma pesquisa com clientes em junho de 2012, 95% dos entrevistados relataram que o TxPROS é benéfico para seus negócios.
“A organização, a supervisão e a comunicação do gerenciamento de projetos são as chaves para o sucesso”, disse Davis. “Comunicação frequente, reuniões semanais da equipe de gerenciamento de projetos e discussão e mitigação de riscos foram cruciais, até hoje, após a implementação.”