Dicas para evitar o passivo trabalhista nas organizações

Artigo escrito por Deborah Christiane Cardoso Corrêa*

O passivo trabalhista é constituído por reclamações trabalhistas, fiscalizações oriundas do Ministério do Trabalho e Emprego (atual Ministério da Economia), Ministério Público do Trabalho, INSS e Sindicatos. Em tese, é a soma das dívidas do empregador, quando este não cumpre com suas obrigações trabalhistas e/ou não realiza recolhimento correto dos encargos sociais. Em sua maioria, este passivo é gerado durante anos (muitas vezes é oculto aos olhos do empregador), entretanto, pode, inclusive, inviabilizar os negócios.

O passivo pode ser administrado por meio de um olhar preventivo, que possibilita visualizar irregularidades e gerir os riscos.

Por sua vez, preventivo trabalhista são estratégias, definidas pela organização, para minimizar problemas trabalhistas futuros, passivo oculto, incluindo demandas judiciais, considerando as diversas exigências legais, o posicionamento majoritário dos tribunais e a realidade de cada empresa.

Não se trata apenas da aplicação da Lei, que é farta e complexa, mas da composição entre a realidade fática, a viabilidade econômica, as estratégias operacionais, e todos os demais aspectos que influenciam no dia-a-dia de uma organização.

Resguardar o empregador e também o empregado faz parte do preventivo trabalhista, assim como trazer maior segurança financeira e, por consequência, rentabilidade as empresas.

Salário por fora, falta de recibos, intervalos não anotados no controle de jornada, ajuda financeira por parte do patrão, acertos por WhatsApp ou telefone, contratos padronizados e sem revisão, ausência de arquivos (exemplo: documentos relativos a EPI e advertências). Isso acontece em sua organização? 

Neste contexto, e sem a expectativa de esgotar o tema, abaixo seguem algumas dicas para evitar o passivo trabalhista:

1. ATENÇÃO NA ELABORAÇÃO DO CONTRATO DE TRABALHO

É de suma importância para a organização a elaboração de um contrato de trabalho que respeite as normas técnicas e esteja adequado a realidade da empresa, pois é neste momento que as partes pactuam como será executado o trabalho e como será regulada a relação de emprego.

Além da necessidade de revisões periódicas, para atualização, como por exemplo a inclusão das regras constantes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Nos contratos devem estar previstas as condições da relação de trabalho:

1. Contrato deve sempre ser escrito e assinado, em duas vias;
2. Identificação de ambas as partes;
3. Função a ser ocupada pelo obreiro e resumo de suas atribuições (diferenciar o contrato de motoristas profissionais, fundamentados na Lei n. 13.103/2015, pelas suas peculiaridades e outras funções);
4. Local de trabalho;
5. Jornada de trabalho;
6. Remuneração;
7. Prorrogação e compensação de horas;
8. Banco de horas;
9. Informações sobre a rescisão;
10. Descontos;
11. Saúde ocupacional;
12. Autorização para uso de imagem e voz;
13. Observar cláusulas convencionais;
14. Especificar as penalidades que o empregado pode sofrer, em caso de descumprimento das condições estabelecidas no contrato;
15. Outras cláusulas específicas.

O texto precisa ser claro e objetivo, afastando interpretações diversas.

Todos os documentos trabalhistas devem ser mantidos assinados e em arquivos, pelo prazo de 02 anos, da data da rescisão do contrato de trabalho e 05 anos, contados de forma retroativa, da data do ingresso da medida judicial.

Ainda sobre arquivo de documentos trabalhistas, sugere-se, em atendimento ao artigo 464, CLT, a guarda dos comprovantes de depósito de salário.

Lembrando que há necessidade de avaliar todos os prazos de guarda de documentos, por exemplo documentos para fins previdenciários, registro do empregado, livro de inspeção do trabalho, pois alguns exigem guarda prolongada ou até por prazo indeterminado.

1. EXATIDÃO NO CONTROLE DE PONTO é outro aspecto bastante importante quando o assunto é preventivo trabalhista, vez que a maior parte das reclamatórias trabalhistas versam sobre horas extras e seus consectários.

O art. 74, da CLT, determina que empresas com mais de vinte colaboradores são obrigadas a anotar hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Para isso imprescindível que as organizações invistam em um controle de ponto digital, assim como um sistema de informação corretamente parametrizado, para o controle com exatidão das horas trabalhadas pelo obreiro e para o recolhimento correto dos encargos sociais.

Não basta instituir uma boa ferramenta de controle de jornada, tecnologia da melhor qualidade, há necessidade colaboradores bem orientados, conferir as anotações constantes no controle de ponto e auditar o processo, incluindo análise das reclamatórias trabalhistas preexistentes.

Comumente falhas são observadas, omissões, esquecimentos nos cartões ponto são identificadas, gerando indenizações de alto valor nas futuras demandas judiciais.

1. FÉRIAS é o direito de descanso após 12 meses de trabalho no mesmo empregador, o que está estampado na CLT e Constituição Federal.

Caso esse prazo para concessão não seja respeitado, o empregado, além de resguardar o direito ao gozo do tempo para descanso, deve receber o pagamento do período em dobro (Sumula 81 TST).

Faltas injustificadas, podem reduzir o período de férias, conforme o art. 130, da CLT, portanto, o controle das ausências e a identificação do motivo das ausências deve ocorrer de forma contínua.

Alguns outros aspectos merecem atenção:

1. O empregador é quem define o período de repouso anual do trabalhador e a comunicação de férias deve ocorrer em 30 dias de antecedência, por meio de recibo.
2. Com a reforma trabalhista as férias podem ser fracionadas em até três períodos, desde que haja a concordância do empregado, sendo que um deles não pode ser inferior a 14 dias corridos, e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias corridos.
3. É vedado o início das férias no período de dois dias que antecede feriado ou dia de repouso semanal remunerado.
4. Férias pagas e não gozadas: ilícito;
5. Abono pecuniário é o requerimento, por parte do empregado, 15 dias antes do término do período aquisitivo, comprovando a vontade do obreiro;
6. Prazo para pagamento das férias é de até dois dias antes do início do período de férias, quando empregado dará quitação do pagamento, em recibo, do qual constarão datas de início e término do período. Pagamento fora do prazo, dobra devida (Súmula 450 TST)

1. WHATSAPP E OUTRAS FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO, um caminho sem volta. Na atualidade são importantes ferramentas de comunicação, que facilitam o dia a dia dos negócios, entretanto, alguns cuidados básicos devem ser tomados, quais sejam:
2. Utilização durante a jornada de trabalho (evitar finais de semana e feriados);
3. Repreensão não deve ocorrer por WhatsApp e em grupo (e exagero em lugar algum);
4. Comunicação deve ser respeitosa;
5. Demissão não deve ocorrer por meio de WhatsApp;
6. Dados importantes não devem ser tratados por WhatsApp;
7. Aplicação da LGPD;
8. Restringir a comunicação a assuntos estritamente profissionais;
9. Afastar abordagem racista, homofóbica e de conotação sexual.
10. Informações ou dados que possam denegrir a imagem da empresa e das pessoas envolvidas também devem ser afastados;
11. A empresa poderá promover treinamentos, a fim de conscientizar a Equipe sobre o adequado uso da ferramenta;

Frente ao exposto, o trabalho preventivo permite antever acontecimentos, demonstra que nem todas as adequações dependem de desembolso financeiro e ainda evidencia ser relevante adotar as dicas acima expostas, com o objetivo de afastar ou minimizar o passivo trabalhista e, por consequência, maximizar os resultados dos negócios.