Você conhece os principais documentos fiscais para o transporte de cargas? Como já deve saber, essas são regras extensas sobre as quais todo empreendedor do ramo de transportes precisa se manter atualizado. Esse é um requisito para atender às normas tributárias e atuar de acordo com a lei.
Mesmo assim, são diversos arquivos em papel e registros eletrônicos que requerem que a empresa mantenha essa documentação sempre organizada e à disposição. Porém, o volume de documentos emitidos está em constante expansão, o que torna a sua gestão um desafio.
Na prática, essa não é uma tarefa simples e exige algumas estratégias inteligentes para a sua otimização. Por esse motivo, trouxemos um conteúdo que ajudará você a se adequar às exigências do fisco, providenciando e gerindo todos esses documentos com eficiência.
Quer aprender? Continue com a leitura!
Quais os principais documentos fiscais para o transporte de cargas?
Todo empreendimento que atua no Brasil precisa seguir regras específicas sobre emissão, posse e arquivamento de documentos fiscais. Entretanto, essa é uma legislação vasta e, muitas vezes, complexa, dificultando a vida dos profissionais da área e empreendedores.
Para que a atividade de transporte seja executada conforme as exigências legais e não sofra penalidades e multas, é importante providenciar uma série de documentos. Mas você sabe quais são eles?
Acompanhe, a seguir, os documentos que sua transportadora não pode deixar de ter em mãos.
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento popular no ambiente empresarial e, claro, faz parte da rotina de uma transportadora. Ela é obrigatória para qualquer operação de compra e venda no país e contém detalhes importantes sobre a transação e os impostos devidos.
Esse é um arquivo digital que existe em formato XML, com todas as informações relacionadas à transação que gerou a circulação da mercadoria. Não estamos falando somente de compra e venda, mas também, de devolução, de remessa para reparo, de transferência ou de retorno de vasilhame.
Por isso, é fundamental registrar corretamente a natureza da operação, o CFOP e o tipo de nota. Todas essas informações atuam em conjunto e devem ser sempre compatíveis para que não ocorra rejeição do documento.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O documento impresso que chamamos de nota fiscal é, na verdade, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Como o próprio nome indica, ele tem natureza auxiliar, facilitando que as informações contidas na nota fiscal eletrônica sejam conferidas.
Por isso, ele é impresso e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto, além de servir como comprovante de entrega (o recebedor assina o documento). O seu layout é padronizado e deve conter os seguintes elementos:
preço de venda;
código de barras;
dados do destinatário;
cálculo dos impostos recolhidos;
descrição dos produtos e serviços;
dados do remetente da mercadoria;
chave de acesso da nota fiscal com 44 dígitos.
Ressalta-se que a emissão desses documentos pode ser simplificada com o uso de softwares de gestão, reduzindo o tempo e a burocracia para se manter em dia com o fisco.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
Já o CTe é o documento utilizado para registrar a prestação de serviços de transportes nos modais de rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. Como propicia o recolhimento do ICMS, a sua emissão é obrigatória em fretes intermunicipais e interestaduais.
Observando esse detalhe, podemos comparar a sua função com a de uma nota fiscal exclusiva do transporte de cargas, porém uma não anula a necessidade da outra. Afinal, enquanto a nota fiscal é emitida pelo vendedor da mercadoria, o CTe é fornecido pela transportadora responsável pela entrega da carga.
Mais uma vez, esse é um documento eletrônico, emitido em formato XML e compartilhado com a Receita Estadual, o cliente e o fornecedor. Para atender aos trâmites legais, cada CTe pode acobertar mais de uma nota fiscal, mas o remetente e o destinatário devem ser os mesmos.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Como já vimos anteriormente, a legislação tributária exige a emissão de um documento impresso que, nesse caso, é chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto e deve ser apresentado nos postos de fiscalizações. Frequentemente, a Policia Rodoviária Federal realiza inspeções e pesagens da carga e os dados registrados no DACTE devem ser compatíveis.
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Mesmo sabendo da seriedade dos serviços de transporte, muitas empresas ainda transitam com o documento de CTe vencido, com veículos sobrecarregados e com informações registradas incorretamente.
As transportadoras que adotam esse tipo de prática estão colocando a sua operação em risco desnecessariamente, pois as penalidades são o pagamento de multas e a apreensão da carga, até que a situação seja regularizada.
Esse é um cenário que afeta a confiabilidade entre o operador logístico e seus clientes, além de incidir em custos que oneram as atividades. Lembrando que é necessário possuir um certificado digital para emitir uma assinatura eletrônica, que atesta a autenticidade desse documento e a autorização de uso pelo fisco.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
Diante da grande burocracia que existia no setor, o Governo Federal criou o MDFe, que tem como objetivo centralizar e otimizar a emissão e o controle dos documentos de transporte, simplificando a vida do empreendedor e do próprio fisco.
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Porém, para emitir esse documento, é necessário cumprir com alguns requisitos, a saber:
ser emitente de CTe de carga fracionada;
ser emitente de NFe para mercadorias com mais de uma nota fiscal;
realizar transporte interestadual ou intermunicipal (no caso de MG, SP, GO, RJ e PR);
ser proprietário de veículos de cargas ou ter contrato de arrendamento com transportador autônomo.
A criação do MDFe trouxe algumas mudanças na forma como as cargas são registradas. Para começar, todos os CTes emitidos devem ser vinculados, bem como as suas informações resumidas, como a quantidade notas, o peso total da carga e o seu valor. Porém, essa emissão fica restrita ao transporte rodoviário e afeta as empresas que têm frota própria para o envio de suas mercadorias.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Válido em todo o território nacional, o documento é emitido virtualmente e, assim como os demais, tem um documento auxiliar (o DAMDFE). Ele é impresso e acompanha a carga durante o transporte.
A sua criação foi motivada para substituir o manifesto de carga, um registro criado pelo próprio transportador, com o intuito de consolidar os dados de todas as cargas embarcadas.
Porém, agora, o DAMDFE é completamente legalizado. Do mesmo modo, como os outros documentos citados neste post, é necessário ter certificado digital e um programa emissor de MDFe, devidamente instalado e pronto para operar.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Os profissionais da área de transporte já conhecem os riscos inerentes a esse tipo de operação e como é importante contar com proteções. Por isso, a legislação prevê a aquisição de apólices de seguro contra danos que podem ocorrer durante o trajeto.
O RCTR-C é mais um documento imprescindível para o transporte de cargas e, na verdade, se refere a um seguro de responsabilidade civil obrigatório para o transportador e com validade em todo o território nacional.
Com a criação do MDFe, o preenchimento do campo referente ao seguro RCTR-C tornou-se obrigatório e passível de fiscalização. Assim, há disponibilidades de informações adicionais sobre a viagem e eventuais sinistros. A natureza desses acidentes podem ser avarias particulares ou incidentes com o veículo transportador que incluem:
abalroamento;
colisão;
capotagem;
tombamento;
incêndio ou explosão no veículo transportador.
Ressalta-se que o fato de o cliente ter um contrato de seguro para a carga não isenta a transportadora de contratar o RCTR-C, informação que deve estar contida no MDFe 3.0. Além disso, é importante observar que ele representa uma garantia a mais para o transportador, visto que cobre indenizações que ele seja obrigado a pagar, em razão de acidentes durante as viagens.
Por que manter o controle dos documentos fiscais em dia?
A gestão dos documentos de uma transportadora nunca deve ficar em segundo plano, pois é uma atividade de vital importância para o seu negócio. Por esse motivo, os controles manuais e o uso de planilhas eletrônicas já não são recomendados, devido a sua baixa confiabilidade e a incidência de erros.
Favorece o planejamento tributário
Essa é uma atividade que consiste na criação de uma estimativa periódica dos gastos com o recolhimento de tributos. Além disso, também é possível comparar os valores orçados com aqueles cobrados no decorrer do ano.
Para isso, é necessário ter essa informação disponível, seja no sistema de gestão, seja no arquivo digital dos documentos fiscais ou, até mesmo, em sua versão impressa. É preciso qualificar os serviços de frete e a solução mais eficiente é a utilização de ferramentas desenvolvidas para otimizar essa gestão.
Evita problemas com o fisco
Uma das formas de colocar a sua empresa em risco de auditorias e sofrer penalidades é a falta de organização dos arquivos. É recomendado manter as cópias impressas por um prazo mínimo de cinco anos e, mesmo com essa possibilidade, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos para sempre.
Isso mesmo: para sempre! Mas não se preocupe, pois já existem ferramentas para o gerenciamento de arquivos digitais, o que possibilita a sua consulta de forma simplificada quando houver necessidade. Além disso, a tecnologia de armazenamento em nuvem tem se tornado cada vez mais segura e acessível, pois não depende de servidores dedicados a essa atividade.
Integra informações de diversas áreas
Quem trabalha em uma transportadora, certamente, já teve a oportunidade de observar as informações presentes no CTe, por exemplo. Os dados do fornecedor e do cliente constam em seus campos específicos, inclusive com o número de CNPJ e inscrições estadual e municipal. Tudo isso tem origem no cadastro de parceiros.
Já os itens descritos na nota têm relação com o cadastro de materiais, que é padronizado, e as condições descritas no pedido. Assim, as alíquotas de impostos, quantias e o valor de venda são idênticos aos registrados no sistema.
Por fim, o pagamento dos serviços de frete somente é possível devido ao controle do programa, que registra o faturamento e a entrada de recursos. Por isso, não pense que o sistema funciona de forma individual, afinal cada módulo tem o seu papel.
Como emitir e organizar essa documentação com eficiência?
Conforme você observou, o transporte rodoviário de cargas também sofre com a burocracia e as exigências do Estado. Mesmo com todos os esforços de tornar essa atividade menos complexa, uma transportadora precisa estar atenta a diversas responsabilidades, entre elas, a emissão e organização dos documentos fiscais para o transporte de cargas.
Diante disso, é importante apostar em estratégias que simplifiquem e tornem essa obrigação mais segura e organizada. Emitir todos esses documentos manualmente, além de demandar muito tempo do gestor ou de seus funcionários, dificulta que eles sejam gerenciados e armazenados adequadamente, o que pode ser um risco para a empresa.
Por outro lado, o uso de um software de gestão voltado para o transporte de cargas é uma alternativa inteligente, capaz de tornar o dia a dia na transportadora muito mais eficiente. A emissão automática e simplificada é uma contribuição importante para a produtividade da transportadora e traz inúmeros benefícios, como:
economia de recursos;
otimização do tempo da equipe;
maior segurança na emissão da documentação;
redução de erros comuns nos processos manuais;
maior organização no armazenamento dos documentos fiscais para o transporte de cargas.
Conclui-se, portanto, que a contratação de uma ferramenta de gestão para a transportadora é importante para negócios que precisam lidar com todos os documentos fiscais para transporte de cargas de maneira eficiente e segura. Além disso, o custo-benefício desse sistema é interessante, uma vez que o os processos se tornam mais rápidos, baratos e protegidos de erros e fraudes.
Sem se esquecer, é claro, dos demais recursos inseridos nessas plataformas, como gestão comercial, de frotas, operacional e até mesmo de estoque. Este material foi elaborado com o intuito de auxiliar gestores e empreendedores do setor de transportes a se manterem informados sobre as exigências legais para a execução de suas atividades.
Conforme vimos, existem inúmeros documentos fiscais para o transporte de cargas e todos eles precisam ser emitidos e armazenados de maneira adequada. Atuar em conformidade com essas regras é imprescindível para que seu negócio cresça de maneira saudável, ordenada e longe de multas e penalidades. Afinal, ter problemas com o fisco é uma situação prejudicial ao seu negócio.
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Artigo publicado pela BSOFT. Para íntegra do mesmo, clique no link abaixo:
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