Como funciona o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?

Deixar de emiti-lo ou preenchê-lo incorretamente pode ocasionar multas excepcionalmente onerosas ou apreensões de mercadorias durante as fiscalizações intra ou interestaduais. Esses eventos atrasam entregas e elevam as despesas da empresa, entre outros prejuízos.

Se você deseja realizar suas operações com tranquilidade, garantir maior segurança nas receitas, assegurar a regularidade da sua empresa perante o Fisco e evitar os problemas mencionados, continue lendo este artigo. Esta publicação traz muita informação sobre o CT-e!

Aqui expomos seu conceito, sua finalidade, ensinamos como emiti-lo, quais informações ele deve conter, quais são e como evitar os erros mais comuns de serem cometidos! Boa leitura!

O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de Documento Fiscal Eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/2007, que veio para substituir os seguintes documentos fiscais:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC), modelo 9;
• Conhecimento de Transporte Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

O CT-e é um documento de existência apenas digital, o qual consiste em um arquivo no formato XML, que deverá ser gerado pelo sistema, assinado com o Certificado Digital da empresa, e enviado para SEFAZ, para autorização.

Devido à modernização do fisco, atualmente o seu controle é feito de forma completamente digital, não há mais necessidade de lidar com inúmeros papéis físicos.

Como funciona o processo de emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?

A cada operação de transporte deve ser emitido um CT-e, que documenta e armazena todos os dados sobre o serviço prestado para fins fiscais.

Somente após a SEFAZ autorizar o uso do CT-e que será emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), quando então o transporte poderá ser iniciado.

 

Sua emissão possui validade em todos os estados e o Distrito Federal, além de incluir a incidência de impostos, como ICMS, PIS, COFINS e IR (incidências e percentuais variam de acordo com o regime tributário da empresa).

Qual a finalidade do CT-e e por que ele é requisitado?

O seu objetivo principal é acobertar a prestação de serviço de transporte de cargas (em qualquer um dos modais: aéreo, aquaviário, dutoviário, ferroviário ou rodoviário). A emissão correta certifica que a transportadora está informando ao fisco sobre a operação de transporte que está sendo realizada, tal qual exige a legislação vigente.

Quanto à obrigatoriedade do formato eletrônico, ela possui a finalidade facilitar e agilizar a emissão do CTe no dia-a-dia, além de aprimorar a fiscalização dos órgãos reguladores. Graças à tecnologia, os fiscais e seus auxiliares não precisam analisar cada um dos papéis físicos que eram emitidos pelas transportadoras.

Benefícios do CT-e para o Fisco

O CT-e faz parte do projeto Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, que é um conjunto de estratégias para informatizar os sistemas governamentais.

Como grande parte do trabalho burocrático será feito por sistemas e computadores, o controle fiscal foi aperfeiçoado de forma geral, trazendo benefícios como:

• redução de custos do controle;
• facilidade na identificação de operações irregulares;
• simplificação para a imposição de multas a empresas irregulares;
• minimização da sonegação;
• ampla visão sobre o fluxo de mercadorias no país, permitindo melhor planejamento logístico e fiscal;
• aumento da arrecadação sem elevar a carga tributária; e
• melhor compartilhamento de informações entre os órgãos fiscalizadores.

Vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico para as Transportadoras

A informatização e a digitalização dos documentos fiscais de transporte não devem ser vistos apenas como burocracia ou como um entrave ao negócio, já que trazem diversos benefícios à transportadora se utilizado de forma inteligente. Os principais são:

• reduz as chances de erros de emissão;
• facilita o cumprimento das obrigações acessórias;
• minimiza custos com tintas, papéis e impressões;
• reduz gastos com armazenamento de documentos fiscais;
• agiliza e reduz o tempo necessário para o embarcador realizar a auditoria e conferência de fretes, podendo agilizar a liberação dos pagamentos;
• minimiza tempo de espera no processo de fiscalização;
• reprime a concorrência desleal e aumenta a competitividade entre as empresas regulares; e
• potencializa o desenvolvimento da empresa que utilizar um software de gestão operacional e logística ou financeira.

Benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para os Embarcadores

Além do fisco e das transportadoras, os embarcadores ou tomadores de serviço também se beneficiam da emissão do CT-e, já os documentos fiscais eletrônicos lhes trazem trazem diversos benefícios, dentre eles podemos destacar:

• reduz as chances de erros no pagamento de fretes, pois os arquivos XML dos CT-e podem ser importados no sistema de auditoria de fretes de forma rápida e prática;
• redução do tempo e de erros de digitação, devido a importação dos arquivos XML em sistemas ERP / Financeiro para programação dos pagamentos;
• diminui o tempo e o custo no processo de auditoria e conferência de fretes, graças ao aproveitamento das informações eletrônicas;
• garantia de autenticidade do documento, pois está assinado com certificado digital e autorizado pela SEFAZ.

Qual o passo a passo para uma empresa poder emitir o CT-e?

Emitir o CT-e é uma atividade que faz parte da rotina diária de qualquer transportadora. A atividade será bastante simples se você possuir os requisitos básicos para fazê-lo e se contar com o auxílio de um software específico para isso. Nos tópicos seguintes expomos as ferramentas necessárias para realizar a emissão.

Obtenha um serviço de internet

Esse é um requisito básico. É importante entender que as atividades como emissão, consulta, cancelamento e correções serão feitas online. Atualmente, obter uma conexão de internet veloz e com grande largura de banda é plenamente viável economicamente, em qualquer ponto do país.

O serviço também garante outros proveitos, um deles é a utilização de armazenamento em nuvem, que possibilita o acesso e o envio de informações de qualquer localidade, utilizando dispositivos móveis, como celulares, tablets e notebooks, bastando apenas ter acesso à internet.

Efetue o credenciamento na SEFAZ

Solicite o credenciamento (habilitação) do CNPJ e inscrições estaduais da companhia perante a Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) dos estados nos quais a sua empresa for estabelecer a matriz e suas filiais (se for o caso). Ela permitirá que a empresa se torne uma emissora de CT-e.

Para fazer o credenciamento, entre em contato com o seu setor ou escritório contábil e solicite que faça o pedido.

Neste ponto cabe salientar que em alguns estados, a SEFAZ exige que ao efetuar o credenciamento de uma empresa como emissora de documentos fiscais eletrônicos, seja informado o CNPJ da empresa fornecedora do software emissor utilizado, e o fornecedor deverá aceitar o vínculo para que o processo de credenciamento seja efetivado.

Adquira o Certificado Digital

Os Certificados Digitais são instrumentos que assinam os documentos eletrônicos, fornecendo a mesma validade jurídica dos físicos para fins fiscais, dando maior proteção a todos envolvidos nas operações.

Essa tecnologia substituiu os antigos formulários AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais). Ela utiliza chaves criptografadas, que são estruturas matemáticas de difícil falsificação. Por essa razão são consideradas de altíssima segurança.

Existem dois tipos de certificados, um deles é a A3, que consiste no uso de tokens (dispositivos parecidos com pendrives) e smartcards acompanhados de senhas de acesso. Eles são inseridos nos computadores para que o titular assine digitalmente.

O outro é o A1, que consiste em softwares que são instalados em diversos computadores, permitindo que vários usuários efetuam a assinatura simultaneamente.

Se quiser saber mais e esclarecer todas as suas dúvidas sobre qual tipo de certificado digital é melhor para o seu caso, acesse o nosso artigo completo: Certificado Digital: Respostas para as 5 dúvidas mais comuns no dia-a-dia

Informatize a empresa e adapte-se a esta nova realidade

Instale computadores com capacidades mínimas para utilizar o sistema e informatize os setores da empresa. É relevante implementar uma cultura da modernização. Todos os colaboradores devem entender a importância de estar regularizado com o Fisco e os benefícios da emissão do CT-e.

Faça toda a configuração necessária para que a empresa emita corretamente o documento, como optar pelo regime tributário mais benéfico (simples nacional, lucro presumido ou real), e conhecer as alíquotas e regras gerais de ICMS.

Implemente um bom sistema emissor de CT-e

A precisão e agilidade do trabalho de uma transportadora no dia-a-dia depende muito da qualidade do sistema que ela utiliza para controlar as suas operações e emitir CT-e e demais documentos fiscais. E hoje existem no mercado os Softwares de Gestão de Transporte (TMS) que entre outras funcionalidades possuem o Emissor de CT-e.

Somente após emissão e autorização online do CT-e que será emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), quando então o transporte poderá ser iniciado.

Um bom programa para transportadoras disponibiliza um amplo leque de funcionalidades. Algumas delas são:

• importa dados das NF-e das mercadorias a serem transportadas, diretamente do SEFAZ, evitando erros de digitação e agilizando o trabalho;
• efetua cálculos de forma precisa, instantânea e automática;
• emite CT-e e MDF-e nos perfeitos ditames legais;
• realiza o faturamento de fretes com agilidade;
• emite contratos de frete/RPA;
• possui integração para geração de CIOT e Pagamento Eletrônico de Frete (PEF);
• permite comunicação eletrônica direta com clientes através de EDI;
• disponibiliza o rastreamento de cargas online para os clientes;
• auxilia a gestão comercial, permitindo cadastro de clientes, tabelas de frete, condições de pagamento etc;
• possibilita o acesso à plataforma por dispositivos móveis;
• registra e controla abastecimentos, pneus, manutenção, a rotina financeira, controle de cargas e pedidos de frete;
• entre outros serviços.