Se você é gestor de equipe, sabe que é essencial controlar e deixar bem claro aos colaboradores quais são as prioridades no trabalho de cada um para atingir os resultados esperados. O primeiro passo parece óbvio, só que não: ter clareza do que é prioritário. Quando não há clareza, tudo vira urgente e todos se perdem em meio ao processo.

A partir de experiências e pesquisas do especialista em gestão de tempo e produtividade, Christian Barbosa, selecionamos cinco dicas certeiras para estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é um bom começo para definir prioridades no trabalho em equipe.

1 – Tenha controle do seu dia 

Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento. São coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro, é preciso puxar da cabeça tudo que há para fazer e depois planejar isso nos próximos 3-5 dias. Feito isso, deve-se entrar no detalhe de cada dia e definir o que deve ser feito primeiro e o que fica para depois. Se você não souber o que deve fazer e ficar apenas recebendo e enviando e-mails com ordens, não conseguirá priorizar de forma eficaz.

2 – Antecipe ao máximo 

Sempre que possível, não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você e sua equipe tiver, mais flexibilidade terão na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance é muito saudável. O problema é quando você ou sua equipe tem de fazer porque está no limite da entrega. A tendência é perder qualidade no produto final.

3 – Negocie prioridades antes de serem urgências 

Se algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem dela na última hora. Você não pode mudar o modo de as pessoas se planejarem. Mas o seu planejamento pode funcionar como exemplo positivo e inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda são boas práticas.

4 – Negocie com seu superior 

Muitos chefes não aceitam quando delegam uma tarefa e a pessoa simplesmente diz: “não dá pra fazer”. Não dá por quê? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, e pode negociar junto os prazos. Alguns dias precisarão de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos será possível ajustar.

(Saber dizer não é uma das dicas do artigo “7 coisas que você deve ignorar para ser mais feliz e bem-sucedido”, que traz alguns ensinamentos para quem quer prosperar sem perder a alegria de viver)

5 – Negocie com base no resultado 

Se perceber que alguém da equipe tem dúvidas em relação ao que deve ser priorizado, a sugestão é fazer questionamentos com essa pessoa sobre as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução (não esquecer a atividade). Por isso, saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.