Tomando como ponto de partida o atual cenário logístico brasileiro ? altamente competitivo e dinâmico. O transporte, principal e mais importante componente logístico, podendo ser responsável por até dois terços dos custos, é visto como o campo mais fértil para economia de escala e escopo.
Cobrir de modo eficiente toda a rede de clientes implica em aumento do número de fornecedores necessários para atendê-los com excelência no custo ideal. O transporte, em toda cadeia de suprimentos, é um abundante campo de atuação para redução de custos.
Para isso as empresas descobriram e passaram a operacionalizar, em frequências cada vez menores. O BID ou bidding process, que significa oferecer, convidar e dar lances (leilão de fretes).
Se já é comum em sua empresa ou deseja empreender um bidding process, é preciso cautela para não cometer erros primários onerando assim seu nível de serviço e custos.
Conhecer os pontos positivos e negativos deste tipo de contratação poderá ajudá-lo no momento de decisão e operacionalização. Pensando em clarificar todas as dúvidas e sugerir as melhores práticas, estaremos elencando algumas dicas e cuidados a serem adotados.
O BID na prática
Basicamente o bidding process dedica-se a selecionar provedores de serviços gabaritados e experimentados no mercado para que mediante a um pregão ou processo de licitação por concorrência, possa identificar fornecedores que melhor se ajustam aos requerimentos da logística ou comprador.
Usado para reduzir os custos com transporte, sondar os custos de mercado e assim obter subsídios reais para negociação com provedores de serviços atuais, ou até substituir provedores ineficientes, o BID é uma realidade cada vez mais presente no cenário corporativo.
PONTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DO BIDDING PROCESS
Pontos Positivos:
Pesquisa de mercado sobre preços e prazos praticados;
Garantia de preço justo no transporte da mercadoria;
Contratos mais longos e melhor elaborados;
Condição para se estabelecer conjuntos de KPI’s e SLA’s a serem cumpridos na nova demanda.
Pontos Negativos:
Pode haver uma demora no processo de contratação devido à morosidade do processo do bidding;
Pode se perder bons fornecedores para outros que prometem e depois não podem cumprir;
Diminuição das margens dos provedores obrigando-os aceitar os valores impostos naturalmente pelo processo de concorrência;
Presença de fraudes na escolha do provedor (presentes, “bola” e favorecimentos diversos).
QUAIS OS PRINCIPAIS CUIDADOS A SEREM TOMADOS
O profissional de logística e compras está sempre sofrendo pressão pela redução dos custos e não restam dúvidas que o bidding process pode auxiliar nessa tarefa, no entanto não é algo rápido e simples.
Não é uma coisa que se trata por e-mail, mas requer um processo de preparação e cuidado no decorrer da ação. Abaixo alguns pontos que não podem ser ignorados…
SAIBA AONDE QUER CHEGAR
Ao abrir o bidding process a empresa deve ter clareza das razões que a levaram a isso: Reduzir os custos com transporte? Eleger provedores com expertise e qualificações específicas? Elevar os níveis de serviço? Ter acesso a novas tecnologias? Ou só sondar o mercado?!
DEFINA OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
Antes da etapa de RFI (Request for Information), defina as exigências para a escolha dos provedores de serviço: que drives de exigência adotar para o crivo de escolha do provedor de serviços, quais SLA’s exigir, que documentos considerar, competências a exigir dos candidatos, modelo de contrato e etc.
QUEM SERÃO OS PROVEDORES DE SERVIÇO CONVIDADOS
É importante ter uma lista de provedores que participarão do processo, atuais e novos. No momento dessa definição deve ser levado em conta: tamanho da estrutura, frota, tempo de mercado, saúde financeira comprovada, operadores logísticos (trazem maior segurança), transportadoras, autônomos e etc..
AO ENVIAR O CONVITE
Depois de tudo definido é hora de enviar os convite/formulário RFI (Request for Information). Tudo tem que estar muito bem delimitado neste momento. É importante ser objetivo, direto e conciso. Formulários grandes demais com informações irrelevantes só complicam o processo, faça perguntas relevantes e essenciais para aquilo que está destinado e forneça ao candidato todos os dados para que possa formatar a RFP (Request for Proposal): perfil de frota, número de clientes, volumes, licenças necessárias, tecnologia, certificações, modelo de precificação, cronograma, qualidade desejada e etc.
ESCOLHENDO OS VENCEDORES
A maioria das empresas quando realizam um BID focam nas tarifas, no preço final. Esse é um fator de extrema importância, mas não é tudo ? qualidade, nível de serviço e custos, deve andar de mãos dadas. Portanto, audite os ganhadores: visite-os; vá conhecer pessoalmente a estrutura e equipe técnica. Verifique como está a saúde financeira e fiscal. Estado da frota e etc.
Depois de tudo realizado é hora de medir e acompanhar cuidando para que tudo o que foi planejado aconteça na prática. Sabe-se que o mercado ao abrir um processo de BID quer fazer uma espécie de pressão sobre provedores de serviços, e ao receberem a informação, as transportadoras recebem como uma notícia ruim. Um tipo de pressão por baixa de tarifas empurradas “goela abaixo”.
Lembre-se que os provedores escolhidos irão representá-lo diante do seu cliente, assim são uma extensão de sua marca e reputação. Preços baixos demais, em um primeiro momento podem ser atrativos, mas em um futuro breve pode ser um tiro no pé.