Atenção! Você sabe fazer o controle de contas de uma transportadora?

Em um cenário econômico cada vez mais desafiador, onde os custos das empresas sobem com frequência, a legislação vem se tornando cada vez mais complexa, a carga tributária tem se tornado cada vez mais pesada, e a concorrência acirrada vem pressionando as transportadoras forçando-as a reduzir suas tabelas de preço ou no máximo mante-las para poder seguir atendendo os seus clientes, e é fundamental que os empreendedores e gestores lancem mão de ferramentas e rotinas de gestão financeira, afim de garantir a sobrevivência e projetar o crescimento dos seus negócios.

Assim, por meio do controle de contas, é possível diminuir as incertezas existentes em um negócio e aumentar o nível de controle e gerenciamento. Resolvemos escrever este artigo para explicar melhor como funciona esse procedimento em uma transportadora e como começar a aplicar em seu negócio o quanto antes. Confira!

A definição do controle de contas

Resumidamente, um controle de contas é uma tarefa administrativa que visa registrar, prever e gerenciar as despesas ocorridas no âmbito da prestação efetiva dos serviços de transportes e aquelas que são geradas no setor administrativo da empresa.

Também é função do controle de contas o gerenciamento e previsão das receitas da organização, vindas da sua prestação de serviço.

O fluxo de caixa: a principal ferramenta de controle de contas

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão essencial para o controle de contas em uma transportadora. Quando realizado de forma correta, ele proporciona uma visão real sobre tudo o que entrou (receitas) e saiu (despesas) do caixa ou contas bancárias da empresa.

O controle do fluxo de caixa é um procedimento que vai muito além de simplesmente registrar um pagamento ou recebimento. Existem outros processos envolvidos que se relacionam diretamente com a tarefa de controle de contas de um empreendimento.

No fluxo de caixa devem constar as previsões de recebimentos ou pagamentos que serão efetuados em determinado período. Dessa forma, você evita surpresas desagradáveis com pagamentos que não foram previstos bem como tem mais facilidade em controlar recebimentos, e projetar e garantir as margens de lucro necessárias para o crescimento da sua empresa.

Obviamente, nem tudo pode ser registrado em um controle de fluxo de caixa, afinal existem despesas que não são possíveis de serem previstas, como defeito em um veículo da frota, furtos e roubos, entre outros.

No entanto, muitas contas podem ser inseridas no seu planejamento para que seja feito o devido controle, evitando que boa parte dos gastos ocorridos na transportadora sejam pagos sem o devido registro e planejamento.

Um bom controle de fluxo de caixa ajuda a sua empresa a evitar o cheque especial, reduzir o custo financeiro com juros e taxas, assim como também possibilita um melhor planejamento de investimentos ao longo do tempo.

Os principais tipos de gastos de uma transportadora: Como diferenciar despesas e custos?

Os gastos de uma transportadora podem ser divididos em despesas gerais / administrativas e os custos fixos e custos variáveis.

Os custos são gastos realizados para garantir a operacionalização da empresa, ou seja, são compras ou pagamentos realizados para a execução da atividade-fim da empresa. Eles podem ser divididos em custos fixos, ou seja, que ocorrerão independentemente da demanda ou volume de trabalho e os custos variáveis que pode ser maiores ou menores de acordo com o número, distância e características de cada viagem ou operação.

Podemos considerar despesas todos os valores gastos que são relacionados com a manutenção da atividade-fim da empresa, incluindo as ações e iniciativas que visam a obtenção de receita por meio da venda de produtos como, por exemplo material de escritório, publicidade e propaganda, folha de pagamento.

Qual a diferencia entre despesas e custos?

Para diferenciarmos despesas de custos é preciso considerar que os custos podem ser diretamente atribuídos ao produto final ou serviço prestado pela empresa. Por outro lado, as despesas são sempre de caráter genérico, ou seja, é difícil vinculá-las diretametne aos produtos produzidos ou serviços prestados pela empresa. Sendo assim, para diferenciar custos e despesas no dia a dia basta se perguntar se você eliminar determinado gasto a produção ou operação da empresa será diretamente afetada? Se sim, podemos considera-lo custo, do contrário ele pode ser classificado como uma despesa.

Principais custos variáveis de uma transportadora:

Podemos classificar como custos variáveis, ou seja, os gastos que variam de acordo com o volume de fretes e/ou operações realizados:

• Combustíveis e lubrificantes para a frota;
• Pneus;
• Multas;
• Pedágios;
• Seguros de Cargas;
• Taxas de gerenciamento de risco;
• Tarifas cobradas pelas Administradoras de Pagamento Eletrônico de Frete;
• Comissões de Agenciadores de Cargas;
• Chapas / ajudantes de movimentação de carga;
• Diárias de motoristas e ajudantes;
• Manutenção de veículos.

As multas e a manutenção são consideradas como riscos no transporte de cargas e, diferente de outros gastos, não podem ser previstas com exatidão.

Principais custos fixos de uma transportadora:

Devemos classificar como custos fixos todos os gastos que estão diretamente relacionados com a área operacional da transportadora e que são necessários para a realização dos fretes, porém não variam de acordo com o volume de fretes e operações, por exemplo:

• Salários de motoristas;
• Seguro dos veículos da frota;
• Sistemas de Gestão de Transporte (TMS);
• Mensalidades de Rastreadores;
• Licenciamento dos veículos da frota que realiza os fretes;
• Seguros dos veículos da frota que realiza os fretes;
• Salários do pessoal da oficina (se for interna);

Principais despesas fixas de uma transportadora:

As despesas são gastos que não estão relacionados diretamente com a atividade-fim da empresa, no entanto, são necessários para manter o seu perfeito funcionamento.

E as despesas fixas são aquelas que não variam mensalmente, e dentre as principais despesas fixas em uma transportadora, podemos mencionar:

• Salários dos funcionários da área administrativa e comercial;
• Alugueis;
• Contabilidade;
• Licenciamento dos veículos da frota que atende as áreas administrativa e comercial;
• Seguros dos veículos da frota que atende as áreas administrativa e comercial;
• Salários do pessoal da oficina (se for interna);
• Alarmes e segurança patrimonial;
• Internet.

Principais despesas variáveis de uma transportadora:

Já as despesas variáveis representam as contas cujos valores costumam variar mensalmente, dentre as quais destacamos:

• Energia elétrica;
• Água;
• Telefonia fixa e móvel;
• Materiais de expediente;
• Combustíveis para os veículos das áreas administrativa e comercial;
• Comissões de vendedores;
• Verba de marketing.

As receitas em uma transportadora

Com relação aos proventos ou receitas em uma transportadora, existem duas divisões as receitas operacionais e as não-operacionais. As primeiras, são aquelas que surgem em decorrência da atividade-fim da empresa, ou seja, as viagens e transportes realizados.

As receitas não operacionais são ganhos obtidos por outros meios desvinculados desses trabalhos, por exemplo: ganho com a venda de um bem, juros recebidos de aplicações financeiras, entre outros.

As formas de realizar o controle de contas

Agora que você já conhece os principais tipos de contas, vamos passar para a etapa do efetivo controle.

Inicialmente, você deverá registrar todas as contas de entrada e saída da sua empresa, dividindo as despesas (fixas e variáveis), custos (fixos e variáveis) e as receitas (operacionais e não-operacionais).

Nessa separação é fundamental definir centros de custos para cada veículo ou operação/serviço que está sendo executado. Esse processo consiste em direcionar todos os gastos ocorridos para realizar determinada atividade em apenas uma conta, facilitando todo o processo de controle.

Em seguida, deverá realizar o controle das receitas da organização, separando aquelas ocorridas com a execução dos serviços da transportadora (operacionais) e as não-operacionais.

De posse dessas informações, você deverá inclui-las em uma planilha ou software de controle de contas. Eles devem ser alimentados diariamente, para que a atividade realmente traga benefícios tangíveis para a administração da empresa.

O controle de contas pode ser realizado por meio de um software específico para este fim. Trata-se basicamente de um programa de computador capaz de receber os dados de entrada e saída e em seguida emitir relatórios precisos sobre informações necessárias à tomada de decisão gerencial.

Assim, os gestores têm acesso à previsão de faturamento, fornecedores a pagar nos próximos dias, semanas ou meses, impostos, taxas, valores a receber, clientes inadimplentes e demais dados.

De posse dessas informações, a administração da transportadora tem uma espécie de fotografia do departamento financeiro da empresa e pode traçar estratégias para suprir alguma necessidade de recursos, cobrar clientes inadimplentes e até mesmo verificar a possibilidade de realizar algum tipo de investimento.

Um exemplo deste tipo de Software de Gestão Financeira é o Módulo Financeiro do Sistema Datamex, com ele a sua transportadora terá um controle efetivo de receitas, despesas, fluxo de caixa, e se você utilizar também o Software de Gestão de Transportes TMS Datamex, ambos os módulos trabalharão integrados, de forma que a receita vinda do faturamento da transportadora seguirá automáticamente do módulo de Transporte para o Financeiro, evitando retrabalho e redigitação, assim como as despesas feitas com a frota só deverão ser lançadas uma única vez e já serão integradas automáticamente, surgindo lançadas no seu financeiro de forma rápida e prática.

O orçamento financeiro e sua importância para o controle de contas

O orçamento financeiro é um procedimento realizado para nortear as decisões tomadas nesse departamento. Os gestores que realizam esse tipo de controle têm em suas mãos um guia completo sobre as despesas, custos e receitas que pretende gerar com sua empresa.

Desse modo, o controle de contas começa a ser exercido antes mesmo do gasto ou receita ocorrer, possibilitando que a empresa tenha em mãos provisionamentos e previsões das movimentações que ocorrerão em cada conta.

Também é importante frisar que, uma empresa que pretende adotar o procedimento do controle orçamentário poderá contar com um controle informatizado para definir exatamente o que poderá ser gasto em cada tipo de despesa ou custo constante no orçamento financeiro.

O Sistema Financeiro Datamex também oferece recursos para os clientes que optarem por planejar seu orçamento financeiro, de forma que eles podem planejar seus orçamentos via sistema e o mesmo controlará os gastos, alertando (e até bloqueando, se assim for configurado) caso se tente fazer um gasto acima do orçado / planejado em alguma conta ou centro de custos específico.

Gostou deste artigo sobre o controle de contas? Gostaria de obter mais informações sobre como realizar esse processo dentro de sua transportadora? Então, entre em contato conosco! Teremos imensa satisfação em lhe atender!