Diretor de Operações da Otimis, que oferece a solução JDA Sales & Operations Planning ([email protected])
Vender somente aquilo que é possível entregar! Essa é a meta do S&OP (Sales and Operations Planning). Muitas empresas possuem setores desalinhados e metas individuais que vendem e prometem algo que não podem cumprir e, ao invés de aumentarem seus ganhos, acabam somente aumentando o número de clientes insatisfeitos.
É comum encontrar gerentes reclamando que realizam várias ações, mas a cada dia ocorre uma surpresa. Assim como é comum encontrar clientes reclamando de pedidos fora do prazo. E da mesma forma toda organização atuando para apagar incêndio com a sensação de que trabalham cada vez mais, porém com menos resultados.
O S&OP tende a tornar a empresa mais sincronizada, permitindo, de forma alinhada, priorizar os clientes e os produtos.
Algumas empresas entendem S&OP como um “senso comum” e isso é verdade. Porém, o senso comum em uma organização não é simples se a mesma não possui uma visão estruturada de toda a organização.
Algumas empresas possuem áreas estruturadas e trabalham duramente para atender as metas, porém as áreas não são integradas, não se comunicam apropriadamente e não trabalham juntas, formando ilhas dentro da organização. Esse modelo já funcionou há anos atrás, mas agora o cenário é outro. As mudanças são rápidas e as respostas também precisam ser.
Para juntar as ilhas é preciso criar o processo de “Sales and Operations Planning”. Algumas empresas entendem que têm, mas continuam executando seus processos de forma não integrada.
O processo de S&OP reúne todos os planos (vendas, marketing, desenvolvimento, manufatura, compras e financeiro) em um único plano integrado de negócio. É executado pelo menos uma vez por mês e revisado pelos gerentes normalmente em um nível agregado (família de produtos). O processo deve conciliar todo fornecimento, demanda e planos de novos produtos e, se executado da forma correta, irá alinhar os planos estratégicos com o negócio e promover a melhoria contínua através da execução e análise de performance.
Um dos conceitos chaves é foco, alinhamento e engajamento. O S&OP fornece uma metodologia para a gestão coletivamente decidir as prioridades da empresa. Os planos não podem ser escritos na pedra, senão a empresa irá falhar. As empresas precisam criar um ambiente onde as mudanças são esperadas e os ajustes ocorrerão em função da demanda e estratégia.
O processo de S&OP permite a empresa identificar e priorizar as necessidades reais. Quando a empresa possui reclamação de vários setores, somente um processo de S&OP permite avaliar quais reclamações são validas e com que prioridade as mudanças devem ser executadas.
MODELO BÁSICO S&OP
Na figura abaixo está a visão seguida da análise do modelo básico do ciclo desenvolvido por PALMATIER e CRUM (2003).
Analisando a figura, podemos comentar que:
1. Uma vez que o S&OP é guiado pela demanda e pela estratégia, o processo deve iniciar pela revisão de produtos, considerando o desenvolvimento e lançamento de novos produtos;
2. A revisão de demanda gera um plano atualizado de previsão de demanda;
3. Uma revisão de Supply com um plano atualizado para suportar o plano de demanda;
4. Desenvolvimento de um resultado financeiro projetado;
5. Reunião de S&OP com a equipe de gestão para tomar as decisões necessárias e garantir o alinhamento de todos com o novo plano.
Ainda segundo PALMATIER e CRUM (2003), os três fatores de sucesso do S&OP compreendem:
• Obter primeiro o envolvimento do time executivo e depois dos gerentes e supervisores para trabalhar com as melhoras práticas;
• Incentivar comunicação clara e honesta, principalmente na notificação de notícias ruins;
• Não tomar decisões para aumentar a eficiência em um departamento sem considerar o impacto na empresa como um todo.
Vale lembrar que, apesar de existir um modelo conceitual básico, o processo de S&OP pode variar para cada empresa. No caso da previsão da demanda, por exemplo, existem empresas que atribuem esta responsabilidade para a área de vendas e, em outras, o processo de previsão de demanda é feito por uma área específica. Ter analistas especificamente alocados nesta atividade e fazer o planejamento da demanda de forma colaborativa tem a vantagem de permitir uma visão mais holística, pois alguns fatores poderiam deixar de ser considerados pela área de vendas.
Tomando como exemplo o mercado de automóveis, que neste ano teve recorde de vendas, percebe-se o efeito enorme causado pela redução de IPI. Além disso, também se precisa entender qual o efeito da antecipação das vendas, como o mercado se comportará com a chegada do 13º salário, qual o impacto no mercado com o lançamento dos modelos do próximo ano, quais campanhas serão lançadas pela área de marketing. Se pensarmos em colaboração, por que não envolver revendas e distribuidores no processo? Enfim, vários são os aspectos a serem considerados e cabe a cada empresa desenhar o processo que seja adequado a sua realidade.
BENEFÍCIOS DO S&OP PARA AS OPERAÇÕES LOGÍSTICAS
A implantação do S&OP traz um melhor entendimento das oportunidades do mercado e da capacidade da empresa. Essa visibilidade permite melhores escolhas estratégicas e táticas.
Um bom ponto de partida para entender os benefícios da implantação do S&OP é através da análise do trade off existente entre perda de venda e estoque alto. Um dos grandes desafios do planejamento é evitar a ruptura (stockout) e, ao mesmo tempo, manter o mínimo de estoque necessário.
É fácil imaginar o prejuízo, tanto financeiro quanto de imagem da empresa, se, por exemplo, a área de marketing decidir fazer uma promoção justamente no momento em que a produção havia decidido reduzir o volume produzido (ou comprado). Neste cenário teríamos produtos sendo vendidos com margem de lucro muito reduzida, ao mesmo tempo em que faltariam produtos para entregar. O S&OP ajuda a evitar esta situação
O ganho com o S&OP pode ser ampliado ao envolvermos, também, nossos fornecedores, pois estes poderão melhorar a performance operacional gerando vantagens não só para a empresa, mas para toda a cadeia.
Além de tornar os gaps visíveis em uma visão de longo prazo, o S&OP melhora a performance operacional, garante entregas no prazo, reduz estoques, melhora a qualidade e aumenta os lucros.
Referências
PALMATIER, G.; CRUM, C. Enterprise Sales and Operations Planning: Synchronizing Demand, Supply and Resources for Peak Performance. Boca Raton FL, J. Ross Publishing Inc., 2003. JDA. www.jda.com
