Quais os cuidados para minimizar os riscos nos "tratos e contratos"?
A terceirização das atividades logísticas está em alta, porém é um assunto que deve ser muito bem analisado para evitar atitudes precipitadas que levem ao fracasso da relação entre o contratante e o prestador de serviços, e até à ruptura do contrato.
Na maior parte dos casos, no início vai tudo bem. Depois surge a pergunta: quais os cuidados a tomar para minimizar os riscos de ruptura e garantir a continuidade das atividades logísticas?
Vamos avaliar alguns pontos básicos:
Precauções iniciais:
Definir os motivos da terceirização: foco no negócio, redução de custos, substituição de custos fixos por variáveis, melhoria da operação, etc;
Avaliar se a empresa está preparada para a terceirização: compartilhar informações, monitorar e apoiar ininterruptamente a operação, administrar crises, etc;
Ter o domínio das operações que se deseja terceirizar: seus procedimentos, custos, nível de serviço, e demais indicadores;
Deixar claro o escopo da terceirização;
Na escolha do prestador de serviços, além da avaliação técnica, financeira, experiência, instalações, TI, equipe, etc, deve-se considerar os aspectos comportamentais, pois este fator será determinante para a evolução do processo, principalmente nos momentos de crise.
Causas geradoras dos conflitos:
Se a empresa acha que está pronta para formalizar o contrato, deve pensar preventivamente no que pode dar errado:
O prestador de serviços não cumprir o que prometeu;
O contratante pedir mais do que foi especificado o escopo;
Não haver consenso de quanto deve ser pago por uma atividade não prevista;
Troca do gestor do contrato em andamento (é comum o tipo que acha que está tudo errado, antes de analisar, e depois decidir o que mudar).
A formalização do contrato (trato):
Agora que sabemos o que queremos, podemos começar a pensar na elaboração do contrato e considerar os seguintes pontos:
O escopo dos serviços deve ser bem detalhado (prever todas as atividades e riscos), inclusive como proceder no caso da necessidade de serviços não previstos inicialmente;
Detalhar as formas de pagamento ("cost-drivers") e os prazos;
Os critérios de avaliação, normalmente indicadores, devem ser claramente definidos, assim como: custos, nível de serviço, acurácia, perdas, etc;
Prever o encerramento ou prorrogação do contrato: prazos, multas, etc;
Tanto no caso de encerramento, quanto de ruptura do contrato, deve ser previsto o destino dos ativos (inclusive hardwares e softwares), dos aluguéis, das pessoas, etc;
Devem estar previstos tópicos que garantam a continuidade da operação no período de encerramento do contrato: transferência dos produtos, dos ativos e das informações;
Para alguns serviços logísticos, assim como transportes e armazenagem, algumas empresas não utilizam contratos formais, e sim "tratos", que, por um lado dá mais liberdade e menos obrigações, porém menos garantias.
O que fazer para evitar a ruptura:
Além do contrato bem feito, é importante acompanhar os serviços para evitar os motivos que geram os conflitos, que, por sua vez, levam à ruptura do contrato. Por exemplo:
Acompanhar o andamento dos serviços, avaliar os indicadores e se for identificado qualquer desvio, as medidas corretivas e preventivas devem ser adotadas imediatamente;
Acompanhar de perto os serviços e dar especial atenção ao relacionamento entre os colaboradores da empresa contratante e do prestador de serviços;
Organizar reunião periódica (recomenda-se mensal) com a participação de executivos das empresas envolvidas, para apresentação dos resultados, dos desvios e das medidas corretivas;
Criar e manter atuante um grupo executivo para solução de conflitos, que deve se reunir sempre que necessário para evitar que o problema identificado saia do controle.
O encerramento do contrato (distrato):
O encerramento do contrato deve estar planejado desde a sua elaboração, pois se espera que seja cumprido integralmente, porém outras possibilidades não devem ser desconsideradas, assim como:
Desistência do prestador por não por obter os resultados esperados;
Descontinuidade do prestador de serviços, falência, por exemplo;
Ruptura do contrato com a continuidade dos serviços;
Ruptura do contrato sem a continuidade dos serviços por parte do operador. Neste caso é absolutamente necessário um plano de contingência estruturado e pronto para entrar em ação de forma a garantir a continuidade da operação.
Conclusão:
"Contrato assinado - não se iluda o jogo apenas começou".
Podemos afirmar que infelizmente por mais adequadas que tenham sido as precauções e as análises dos motivos que levam à ruptura de um contrato, a empresa e o gestor devem estar preparados para adotar um plano emergencial e ter que interromper o contrato antes do previsto e garantir a continuidade das atividades logísticas, por isto, esteja sempre preparado.
Estes assuntos serão apresentados nos Seminários Intralogística e Logismat que acontecerão em 4 e 5 de agosto no Expo Center Norte, em São Paulo, como eventos integrados à MOVIMAT 2010.
Antonio Carlos Rezende é gerente da IMAM Consultoria, diretor do Instituto IMAM, instrutor, engenheiro mecânico e de segurança no trabalho pela FEI, com extensão em administração pela FGV, concluiu os créditos em Gerenciamento da Construção Civil pela POLI/USP, realizou visitas técnicas ao Japão, Alemanha, França e Itália. Foi professor universitário e trabalhou na indústria de bens de capital e em operador logístico.
Por Antonio Carlos Rezende