Quem possui uma transportadora ou é profissional autônomo no ramo do transporte de carga encontra uma série de dificuldades para realizar uma boa gestão dos recursos financeiros do seu negócio. Segundo a Pesquisa Perfil dos caminhoneiros 2016, realizada pela CNT, estima-se que 44,8% dos caminhoneiros brasileiros possuem dívida vencida ou a vencer, sendo que 86,8% deles percebeu uma diminuição da demanda pelo transporte de cargas em 2015. Para completar, 40,1% dos entrevistados acreditam que o valor do frete não cobre os custos de se trabalhar com o transporte de carga no Brasil.
Muito deste cenário é atribuído ao mau momento que a economia nacional vem atravessando nos últimos anos, mas existem alguns cuidados que o empresário do transporte de cargas pode tomar para ter melhores resultados financeiros. Selecionamos os 04 erros mais cometidos na gestão financeira das transportadoras para explicar como não cometê-los mais e ter um melhor desempenho em suas finanças de agora em diante. Confira nossas sugestões!
Erro #1 – Não registrar as operações realizadas
A chave para uma boa gestão financeira das transportadoras está no registro. É importante registrar cada detalhe relativo aos investimentos e custos necessários para desempenhar as operações da sua empresa e assim conseguir analisar como vai sua saúde financeira ao longo do tempo. Embarques, coletas e entregas englobam uma série de operações menores que precisam ser bem pontuadas e contabilizadas.
As transportadoras que não realizam o registro de suas operações são incapazes de identificar, exatamente, quanto dinheiro está entrando e quanto está saindo do caixa, para realizar um fluxo financeiro eficiente e voltado para aprimorar o desempenho geral do negócio.
Não importa se você é um transportador autônomo ou se possui uma empresa com centenas de funcionários, hoje é possível contar com uma boa variedade de ferramentas para realizar o registro de suas operações e assim conseguir controlar seu desempenho empresarial ao longo do ano. O ideal é registrar os diferentes tipos de ativos e passivos, utilizando uma boa ferramenta de gestão, e ao final de cada período realizar um balanço para determinar onde é possível lucrar mais.
Erro #2 – Não acompanhar o processo de entrega
O processo de entrega é levado muito a sério pelos clientes e é determinante para que haja uma nova contratação de seus serviços de transporte. Desde o início da expedição, até a chegada da carga em seu destino, existe uma série de custos envolvidos, seja direta ou indiretamente, como os custos com embalagem, veículos, pessoal, a área para ordenar as encomendas, as documentações necessárias para a realização da entrega e muito mais.
Também é essencial para o cliente acompanhar cada uma das etapas do processo de entrega, pois a maioria se planeja para receber a mercadoria. Dessa forma, investir na circulação da informação e em ferramentas de relacionamento com o cliente são ações que merecem atenção, devido a sua capacidade de atrair novos contratos.
Erro #3 – Perder dinheiro no cálculo do frete
O cálculo do frete é uma decisão estratégica no ramo dos transportes. É comum que os empresários abram mão de sua lucratividade em um determinado contrato, visando compensar em contratos que devem vir em conseqüência, como acontece no caso de fechar um serviço de transporte com uma grande empresa, que acaba atraindo outras. Em muitos casos, essa decisão ocorre de maneira pouco planejada, de modo que a transportadora acaba correndo muitos riscos com o valor do frete que estabeleceu.
É preciso encontrar um equilíbrio entre aproveitar as oportunidades e correr riscos. Tanto a demora na cotação, quanto a cobrança de um valor alto podem resultar na perda da oportunidade de prestar o serviço. Por outro lado, cobrar um valor baixo demais pode levar ao endividamento do seu negócio, por isso, é preciso dar bastante atenção ao cálculo do valor do frete na gestão financeira das transportadoras.
Outro problema relacionado é o cálculo manual do frete, visto que isso pode facilmente levar a erros, principalmente se são consideradas muitas tarifas em sua tabela de frete. Por essa razão, é importante contar com uma ferramenta que auxilie no cálculo do custo do frete, incluindo o cálculo dos tributos, alíquotas e outras particularidades dos impostos que incidem sobre o serviço, como o ICMS.
> Cotação de fretes: como garantir o lucro na operação da sua transportadora?
É possível fazer a importação automática dos valores das tarifas usando tecnologia EDI e utilizar ferramentas de gestão com recursos de cálculo automático de frete, como é o caso dos softwares TMS (Transportation Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Transporte.
Erro #4 – Não medir corretamente o desempenho da empresa
Para oferecer um diferencial de mercado é preciso apresentar um excelente desempenho. Para ajudar nessa tarefa, existem diversos indicadores possíveis de se analisar – os Key Performance Indicators (KPIs) – que devem ser escolhidos de acordo com as prioridades da sua empresa.
Em alguns casos, pode-se utilizar o indicador On Time In Full (OTIF), responsável pela métrica de qualidade da entrega de produtos. Outra forma de monitorar o desempenho se dá por meio do Mark-Up, método para calcular o preço de venda do frete, tendo como base o custo da empresa. Também é possível avaliar o prazo médio de recebimento, a margem de contribuição, e, claro, os indicadores que seus clientes mais observam, como sua taxa de atrasos, danos à mercadoria e qualidade no atendimento.
Os indicadores de desempenho são frequentemente deixados de lado, principalmente pelos pequenos transportadores, pela dificuldade em entender como eles funcionam e como podem contribuir para o crescimento do negócio. Mas eles existem justamente para auxiliar os profissionais a identificarem como desempenhar um trabalho de cada vez maior qualidade e assim aumentar a margem de lucratividade da empresa.