Artigo escrito por Rodilson Silva*
“Chegou aquele momento do ano de novo”. O mercado mudou e sua solução de Transporte ou Logística atual não está atendendo a um ou mais de seus principais objetivos – serviço, capacidade e/ou custo. Ou, talvez, a estratégia da sua empresa tenha mudado e também seus requisitos de transporte. De qualquer forma, você precisa de uma solução de transporte melhor. É o momento de começar um BID.
Como tomador de decisões na sua empresa, você provavelmente está no meio de uma licitação – BID. Este é o melhor momento para avaliar as demandas econômicas e as complexidades da cadeia de suprimentos que afetam seu modelo e estratégia Logística. Também é um momento vital para avaliar os seus Provedores existentes a fim de garantir que eles geram valor concreto por meio dos serviços, atingindo suas metas e atendendo às demandas da sua cadeia de suprimentos.
Como gerenciar um BID e que passos pode ajudá-lo a identificar e implementar a melhor solução que gere o maior valor as suas necessidades?
Os 10 passos para gerenciar um BID Logístico
1 – Conheça o seu status atual
Comece definindo o quão eficaz é a sua solução de transporte atual. Revise os principais indicadores de desempenho e determine quais lacunas são mais críticas. Você quer aumentar a capacidade, melhorar o desempenho ou reduzir custos? Tendo identificado as lacunas, você pode determinar a melhor estratégia.
Um evento de BID é apenas uma das muitas opções. Por vezes, a melhor abordagem em alguns casos, pode não ser uma licitação. Renegociar seus contratos existentes ou implementar um programa de melhoria contínua com seus principais operadores – como reduzir a variabilidade para aumentar a capacidade – pode ser uma solução melhor.
2 – Um BID é um projeto e deve ser gerenciado de acordo
BID – Projeto
Se você não tem muita experiência em gerenciamento de projetos ou pessoas com essas habilidades em sua equipe, considere a possibilidade de contratar uma empresa de consultoria. Essas empresas oferecem ferramentas de gerenciamento e análise de dados que podem reduzir o tempo do ciclo do projeto e melhorar o resultado.
Se você acha que não precisa de ferramentas especializadas de gerenciamento e análise de dados, ainda é uma boa ideia encontrar-se com uma ou duas empresas especializadas. Eles terão boas sugestões para melhorar seu projeto, mesmo se você decidir fazer sozinho.
3 – Especifique e quantifique
Você deve especificar exatamente os tipos de serviços que deseja adquirir (faixa de preço, volume, volatilidade, equipamentos necessários, requisitos de desempenho). Só então os operadores poderão fazer propostas com confiança em suas necessidades. Se seus dados não forem extensos, alguns dados, ou sua melhor estimativa, ainda serão melhores do que nenhum dado.
Além disso, você precisa identificar quais são os requisitos do processo que o operador deve atender. Você pode simplificar isso criando um contrato padrão e incluindo-o no pacote de propostas, para que os operadores possam começar sua análise legal antes que as negociações sejam concluídas.
4 – Crie uma solicitação de informações (RFI – Request for Information)
BID – Request for Information
Use uma RFI para determinar quais operadores convidar para a etapa de solicitação de proposta. Convide vários operadores para o RFI. Inclua seus operadores atuais e identifique novos candidatos pesquisando em bancos de dados e perfis na Internet com suas necessidades em mente. Cada pergunta do RFI deve estar associado a um valor pré determinado (pontuação) a fim de facilitar a identificação das melhores opções que se adequam ao seu modelo de negócio.
Você deve estar preparado para conceder contratos a novos operadores ou arrisca-se a perder a credibilidade no mercado, deixando-o limitado a seus representantes, independentemente da sua situação comercial. Neste momento, você também deve coletar documentos operacionais e verificar as referências e finanças do operador.
5 – Desenvolva uma solicitação de proposta (RFP – Request for Proposal)
BID – Request for Proposal
Colete os Bids para cada faixa de alto e baixo volume, preferencialmente usando uma ferramenta de RFP que permita que os operadores façam as propostas tendo como base suas perspectivas (escopo, regiões, pacotes de faixas) e expressem seus compromissos e limitações de capacidade. Simplifique o gerenciamento de faixas usando uma matriz padrão de estado a estado.
Ao analisar os cenários, primeiro determine as alocações de “baixo custo” e, em seguida, imponha restrições para criar um cenário com faixas para os melhores operadores para identificação do melhor desempenho e capacidade. Esses cenários oferecidos definem os limites de sua nova solução.
6 – Desenvolva a estratégia de negociação
As negociações determinarão a alocação de valor mais alto dentro desses limites. Defina seus objetivos e determine o que você está preparado para oferecer em troca. Concentre-se em ofertas que criam valor para os operadores, como comprometimento de volume ou simplificação, como redução da complexidade de carga, cumprimento do SLA etc.
7 – Conduza as negociações
Sempre use a abordagem proposta/contraproposta – responda a uma oferta de venda com uma oferta de compra.
Essa abordagem de melhores práticas de negociação promove o diálogo baseado em fatos, permitindo que as partes cheguem à solução de maior valor aceitável para ambos. Imediatamente documente o acordo de negócios acordado.
Lembre-se que com o início do diálogo baseado em fatos, existe a necessidade de comprovação das informações enviadas no RFI, ou seja, certifique-se de que o operador atende as necessidades atuais, faça uma visita técnica, e use essas informações durante a negociação.
Com sorte, os operadores começarão a revisar seu contrato antes da próxima etapa.
8 – Implemente a solução
O segredo está no planejamento. Segmentar as novas necessidades em grupos – por região ou localização geralmente faz mais sentido, mas busque feedback dos operadores e clientes. Eles podem ter algumas necessidades ou considerações específicas que devem ser consideradas no plano de transição.
Execute o plano com precisão. Lembre-se das três regras mais importantes: comunicar, comunicar, comunicar.
9 – Revisão constante
Monitore o desempenho e os custos do operador. Certifique-se de que ambas as partes estejam cumprindo os compromissos do contrato. Tome medidas corretivas imediatas, se necessário.
10 – Revise e aplique constantemente o feedback dos operadores
Nenhuma solução é perfeita. Forneça à seus operadores feedbacks constantes sobre desempenho – bons e ruins.
Quando o desempenho é bom, recompense os operadores com algo que elas valorizam. Quando o desempenho é inaceitável, lembre-os de que estão comprometidos com determinados objetivos de desempenho. Trabalhe com eles para identificar as causas da falha e implementar a ação corretiva apropriada.
Nunca se esqueça de que tanto o remetente quanto o recebedor podem muito bem ser a causa da falha. Mantenha a mente aberta ao fazer a análise da causa raiz e esteja preparado para agir.
Conclusão
Trabalhe com operadores que sejam flexíveis, que ofereçam e tenham mais opções para negociar melhores preços, que ofereçam melhoria continua, trânsito mais rápido e forneçam vários tipos de serviços.
Considere os que distribuem as remessas e as cargas para ganhar eficiência de preços e melhor uso dos serviços do operador.
A complexidade da cadeia de suprimentos e as demandas econômicas continuarão. No entanto, encontrar parceiros que colaborarão em novas oportunidades pode facilitar o alcance de suas metas de negócios.
Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.
* Rodilson Silva é Empreendedor Digital, Autor, Colunista, investidor e fundador do Site Guia Corporativo